Katsaus sote kulissien taakse: Vallankäyttöä ja toimintaedellytysten riistoa

Terveys

Olen asialleni omistautunut yrityskehittäjä, haluan nähdä aina mahdollisuuksia siellä missä niille ei juuri ole annettu edellytyksiä. Haluan luoda uskoa yrittäjille siitä, että he pystyvät pienilläkin resursseilla rakentamaan sote yrityksistään menestyviä ja kustannustehokkaita. Haluan kertoa, että laatujärjestelmät ovat mahdollisia ihan kaikille, kunhan toiminnot pilkotaan riittävän pieniksi ja järkeviksi asiakokonaisuuksiksi. Haluan rakentaa yrityksien kanssa yhteistyössä heille sellaista tietopohjaa, joiden avulla he menestyvät kilpailussa. Haluan uskoa muutoksiin, siihen, että muutokset tuovat mahdollisuuksia kaikille toimijoille sote-alalla. Sillä näinhän sen piti olla, eikö niin?

Tänäänkin olen saanut kouluttaa sote-alan yrittäjiä. Moniammatillisen sote-yrittäjistä koostuvan joukon kanssa tutustuimme tänään asiakashallintaan ja palveluprosessien kehittämiseen, ja tuon koulutuksen aikana tapahtui jotain mitä en olisi uskonut, että minulle enää tämän kouluttaja kokemuksen jälkeen tapahtuisi. Minä hämäännyin, menin vaisuksi ja jouduin totemaan, että minusta tuntuu hullulta puhua tästä koulutuksen aihepiiristä sillä kehittäminen ja eteenpäin meneminen, asiakasnäkemyksen vahvistaminen ja asiakkaan näköisten palveluiden toteuttaminen on nykyisellään tehty lähes mahdottomaksi. Lukijani, joka et välttämättä tunne sote-alaa saatat kummastella, kuinka tämä on mahdollista? Eikö juuri nyt, ja parasta aikaa olla rakentamassa kansalaisten näköisiä sosiaali -ja terveyspalveluita? Niin, niin sen pitäisi olla, mutta totuus on tarua ihmeellisempää. Kerron teille muutaman esimerkin.

Tälläkin hetkellä Suomessa on käynnissä tai päättymässä useita kilpailutuksia, jotka koskevat sosiaali -ja terveyspalveluiden tuottamista. Näissä kilpailutuksissa kilpailuttaja valitsee palveluiden toteuttajat, jotka pääsevät palveluita toteuttamaan, ehkä… Jo pitkään kilpailutukset ovat olleet varsin kirjavia, kuten myös niissä esitetyt vaatimukset ja painotukset. Koskaan ei ole kuitenkaan laatua ajettu niin alas kuin se tällä hetkellä on ajettu. En ole aiemmin kuullut niin räikeistä yliluonneistä, kuin nyt kuluneena syksynä käynnissä olleissa kilpalutuksissa on nähty. Rivitolkulla vaatimuksia joihin sote-alan mikroyrittäjien on erittäin vaikea ellei mahdoton vastata sellaisenaan olemassa olevilla resursseillaan.

Kilpailutuksissa on ollut suoranaisia laskennallisia virheitä, asiakkaan oikeuksia ei suinkaan olla edistetty vaan niitä on jopa vähennetty ja kokonaisia palvelumalleja ja osaamispääomaa ollaan kilpailutuksien ansiosta ajamassa alas. Hulluinta tässä kaikessa on se, että vaikka näistä kilpailutuksista on tehty oikaisupyyntöjä, valituksia ja konkreettisesti esitetty niissä olevia laskennallisia virheitä vain muutamia kilpailutuksia on vedetty takaisin. Kukaan, korostan KUKAAN ei ota vastuuta siitä, että asioihin puuttuttaisiin silloin kun niistä tehdään virallisia kanteluita vaan päinvastoin vedotaan resurssipulaan tai siihen, että teknisesti ottaen kilpailutuksessa ei ole mitään virhettä tapahtunut. Entäpä jos kilpailutus nyt lähtökohtaisesti on vain täysin järjetön? Mihin katosi vastuu kansalaisten hyvinvoinnista? Sillä se totisesti on nyt vaakalaudalla tällaisten kilpailutusten lopputuloksena!

Missä ovat tekijät ja vastuunkantajat kun heitä eniten kaivattaisiin? Minun täytyy vakavasti esittää kysymys, eikö ketään kiinnosta? Lähes joka ikinen sote-alaan kuuluva yksityisyrittäjä ja järjestö niin sosiaalipalveluiden kuin terveyspalveluidenkin puolella elää parasta aikaa todennäköisesti yrittäjäuransa haastavinta aikaa eikä apua saa mistään. Ammattijärjestöt, paikalliset sote-hankkeet ja yrittäjä kollegat ovat ainoita, jotka tukevat, mutta tukikaan ei pidemmällä tähtäimellä riitä mikäli yrityksen toimintaedellytykset riistetään vallankäytöllä. Miten tähän hulluuteen saadaan stoppi? Kuka palauttaisi yrittäjien uskon siihen, että tulevaisuus on täynnä mahdollisuuksia ja, että tulevaisuudessa he pääsevät palvelemaan asiakasta ja toteuttamaan vaikuttavia palveluita siinä mittakaavassa missä he haluaisivat niitä toteuttaa jos he siihen vain saisivat mahdollisuuden.

Tämä teksti syntyi tunteella, mutta niitä totisesti tähän päivään sisältyi yhdessä suuren huolen ja turhautumisen kanssa!

Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 3 Toimintatapojen uudistaminen

Tässä blogikirjoituksessa puhutaan ennen kaikkea sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisestä sillä se vaatii monimuotoisuutensa osalta hieman enemmän esimerkiksi asiakastietoon liittyvää määrittelytyötä verrattuna terveydenhuoltoon. Kuitenkin tässä kirjoituksessa kuvatut asiat ovat yhtälailla sovellettavissa myös terveydenhuollon palveluita toteuttavien keskuudessa. Huomionarvoista toimintatapojen uudistamisen kannalta on se, että se on ehdottomasti työläin vaihe koko Kanta-palveluiden käyttöönotossa. Siksi siihen kannattaa varata aikaa, resursseja ja avointa mieltä.

Mitä sosiaalihuollon asiakastiedon käyttöönotto tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että käyttöönoton jälkeen jokainen kirjaus tehdään yhdenmukaisesti samaa kirjaamistapaa ja mallia noudattaen. Tietojärjestelmiltä tämä vaatii yhtenäisiä tietomäärittelyjä. Koska sosiaalihuollon kenttä on lajaa on eri palvelutehtävien tarpeisiin mallinnettu juuri niitä koskevat asiakastiedot ja asiakirjarakenteet.

värikynä

Miksi asiakaskirjaaminen halutaan yhtenäistää? Yhtenäisestä kirjaamisesta puhutaan paremmin termillä määrämuotoinen kirjaaminen. Järjestelmään kirjattavan tiedon tulee olla määrämuotoinen, jotta se voidaan tallentaa rakenteisessa muodossa valtakunnalliseen Kanta-palveluun. Rakenteinen muoto luo puolestaan edellytykset siihen, että tietoa voidaan käyttää uudelleen, joko toisen asiakirjan pohjana tai tilastollisissa tarkoituksissa.

Toistaiseksi THL:n sivuilla on nähtävissä suunnitellut asiakirjarakenteet excel muodossa, näihin kannattaa tutustua ainakin oman toimialan osalta. Nämä excelit eivät ole tarkoitettu kirjaamispohjiksi vaan näiden pohjalta on tarkoitus muodostaa varsinaiset kirjaamisalustat sähköisiin asiakastietojärjestelmiin. Tuoreimmat asiakirjarakenteita kuvaavat excelit löydät seuraavan linkin takaa: Asiakirjarakenteet

Sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietojen hallinta sähköisessä järjestelmässä alkaa siinä vaiheessa kun hänet kirjataan ensimmäisen kerran tietyn palveluyksikön asiakkaaksi. Tämä asiakkuus muodostaa asiayhteyden asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilöstön välille. Seuraavaksi määritellään mihin palvelutehtävään asiakkuus kuuluu. Palvelutehtävä aloitetaan ja lopetetaan aina tietoisella päätöksellä. Asiakkuudelle täytyy siis olla aina peruste, kuten myös asiakkuuden lopettamiselle. Esimerkiksi todetaan, että sijoitetun lapsen huostaanotto puretaan, tällöin tehdään tietoinen päätös asiakkuuden lopettamisesta. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei kyseisellä asiakkaalla ole muita aktiivisia palvelutehtäviä. Henkilö on siis sosiaalihuollon asiakas silloin kun hän on asiakkaan yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä. Asiakkuus alkaa kun vireille tullutta asiaa aletaan käsittelemään. Sosiaalihuollon asiakkuuksia hallinnoidaan asiakkuusasiakirjoilla. Nämä asiakirjat sisältävät tietoja esimerkiksi siitä mitä eri asiakkuuksia henkilöllä on palvelunantajan palveluyksiköissä.

Uusiin asiakirjarakenteisiin tutustumisen ohella seuraava tärkeä mietinnän aihe on käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksien määrittely on tärkeää etenkin siitä syystä, että sosiaalihuollossa käsitellään arkaluonteisia ja salassapidettäviä tietoja. Sosiaalihuollon asiakkaan tietoja saa käsitellä vain ammattihenkilö asiakkaan asioiden aktiivisen käsittelyn aikana ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen asiakkaan asioiden hoitamisen kannalta. THL on antanut erityisen määräyksen käyttöoikeuksien määrittelyyn liittyvistä perusteista: THL määräys käyttöoikeuksista. Palveluntuottajan on siis käytännössä määriteltävä käyttöoikeudet ja niiden eri tasot kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka käsittelevät asiakastietoja. Käyttöoikeudet on määriteltävä siten, että työntekijä näkee vain sellaiset tiedot, joita hän tarvitsee työtehtäviensä hoitamiseen. Käyttöoikeudet ja niiden hallinta tapahtuu käytännössä asiakastietojärjestelmässä, esimerkiksi pääkäyttäjän toimesta.

Seuraava tehtävä on tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelman laatiminen. Tämän omavalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että jokaisella Kanta-palveluihin liittymistä suunnittelevalla on olemassa asianmukaiset tietosuoja -ja tietoturvakäytännöt jo hyvissä ajoin ennen varsinaista liittymistä. Omavalvonnan tavoitteena on suojata arkaluonteisia asiakastietoja ja toisaalta myös varmistaa käyttöympäristön asianmukainen tietoturva. Tietoturvan ja tietosuojan omavalvonnan toteuttamisen velvoitteet on kuvattu myös asiaan liittyvässä lainsäädännössä. Osa tietoturva ja tietosuojavaatimuksista liittyy Kanta-palveluiden käyttöön, mutta osa puolestaan kuvaa puhtaasti palveluntuottajan omaa käyttöympäristöä ja esimerkiksi varautumista ja kouluttautumista.

Seuraavassa Kanta kirjoituksessa puhutaan teknisestä valmistautumisesta.

Kohtaamisia ja eroja

Alla on teksti, jonka kirjoitin erään vuoden mittaisen yhteistyön jälkeen. Tunteet olivat ristiriitaisia silloin, ja edelleenkin tuon hetken tunnelman voi käsin koskea.

feather-967367_1280

Kun näen lapsen silmista ja ilmeestä, että nyt pelottaa. Kun ikävä on jo läsnä, vaikkei vielä olla edes erottu. Mielessäni sanoja, joita suunnittelen sanovani, mutta jo ennen niiden lausumista ääneen tietää, ettei puheesta ole mitään hyötyä. Että kaikki sanottava on sanottu. Tietäen että se, minkälaisen matkan lapsi aloittaa, on jo lähtökohtaisesti huono. Kun ei tarvitse ennustajan kykyjä tietääkseen, ettei tarina muutu onnellisemmaksi tai paremmaksi.

Minä annoin sinulle vuoden, sinä annoit minulle vuoden. Meidän polkumme kohtasivat hetkeksi, kuljimme rinnakkain pienen matkan. Välillä polkumme menivät ristiin, välillä törmäilimme toisiimme, olimme toistemme tiellä, vedimme toinen toistamme perässä, tuupimme eteenpäin. Ja lopulta polkumme eroavat lopullisesti omiin suuntiinsa.Silti me väitämme, että tuolla hetken matkalla jää myös jälkiä. Muistoja, jotka haalistuvat, muitoja, joiden vaikutus ei lakkaa. Muistoja joiden soisi unohtuvan ja muistoja, joita ilman ei tapahtuisi muutosta, joka on väistämätöntä. Polkujen kohtaamisia tapahtuu elämän varrella paljon. On tasaisia, selkeitä leikkauspisteitä ja on todellisia solmukohtia.

Kiitos matkaseurasta lapsi. Tervemenoa tulevaisuuteen,joka on sinun omasi, sinun näköisesi. Toivottavasti seurassani sait jotain mukavaakin muisteltavaa matkallesi, ettei kaikki peity ankeuden alle pimentoon. Vaikka siirrytkin polullasi etäämmälle minusta, kuljethan silti edelleen samaan suuntaan?

 

Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 2 Esivalmistelut

dokumentit

Kuten mikä tahansa muukin kehitystyö, myös Kanta valmistelut lähtevät liikkeelle nykytilakartoituksesta. Yrityksen tulee selvittää millaisia sen nykyiset organisaatiotavat ovat henkilötietojen käsittelyn, kirjaamisen, raportoinnin ja arkistoinnin osalta. Kirjaamisen osalta yrityksen tulee myös selvittää millaista eri tietoa kirjaamisen yhteydessä kerätään, mitä kirjataan, miten kirjataan, kuinka usein kirjataan, kuka kirjaa, kenestä kirjataan ja lopulta kuka kirjaamisia katselmoi ja kenelle lopullinen tuotos päätyy. Joissakin tapauksissa olisi hyvä istua alas ja pohtia myös kirjaamisen laatua, kenelle ja kenen vuoksi kirjaamista lopulta tehdään? Kaiken keskiössä on asiakas, mutta toisinaan kirjaamisesta on saattanut tulla pakollinen keino, jolla osoitetaan maksajille tehdyn työn tulokset ja unohdetaan esimerkiksi kirjoitusasun osalta se, että sen tulisi tukea myös asiakkaan tilannetta. Siksi kirjaaminen tulisi aina enisijaisesti tehdä sillä kielellä, jota asiakas puhuu ja ymmärtää.

Käytännössä yrityksen kannattaa muodostaa nykytilakartoituksesta listaus esimerkiksi excel taulukkoon, johon jokaisen eri kirjaamistyypin osalta kuvattaisiin edellä mainittuja asioita. Taulukko voi näyttää esimerkiksi seuravalta:

Asiakirja nykytila

Nykytilakartoituksen tarkoituksena on kartoittaa mitä eri asiakirjoja yrityksessä syntyy asiakkaaseen liittyen ja toisaalta mitkä näistä tiedoista on tarkoitus siirtää Kanta-palveluihin. Samalla tulee selvitettyä se mihin eri tietojärjestelmiin ja asiakirjoihin asiakastietoja kerätään. Tämä auttaa myös mahdollisten turhien välivaiheiden ja tiedostojen siivoamista ja muutostarpeiden arvioimista.

 

it

Seuraavaksi yrityksen tulee selvittää tietojärjestelmä tilanne. Onko käytössä Kanta yhteensopiva järjestelmä ja onko se läpäissyt Kelan yhteistestauksen. Mikäli järjestelmä ei vielä ole integroitu Kanta-palveluihin yrityksen tulee selvittää millä aikataululla järjestelmätoimittaja integroi järjestelmän Kanta-palveluihin. Pelkkä Kanta yhteensopiva järjestelmä ei ole riittävä taso vaan yrityksen on huolehdittava kokonaisvaltaisesti myös yrityksen sisäisestä tietoturvasta ja tietosuojasta sillä järjestelmä itsessään ei takaa vielä asiakastiedon turvallista käsittelyä.

 

aalto

 

Kirjaamisen, asiakirjojen ja niiden arkistoinnin sekä tietoturva-asioiden selvittämisen jälkeen yrityksen tulee päättää mikä on sen aalto, jossa Kanta-palveluihin liitytään. Kun yritys on valinnut ja ilmoittautunut mukaan haluamaansa käyttöönotto aaltoon kutsutaan se tämän jälkeen mukaan THL:n ja Kelan toteuttamaan valmistelukokoukseen. Jotta luonteva käyttöönotto voidaan varmistaa valmistelukokoukseen osallistuminen on välttämätöntä.

 

Plan

 

Sosiaalihuollon arkaluonteisen toiminnan vuoksi Kanta-palveluihin liittyminen ja ylipäätään asiakastietojen käsittely vaativat taustalleen hallitun ja valvotun tietojenkäsittelyprosessin. Tätä prosessia tukeakseen yritys tarvitsee suunnitelmia, joiden toteutumista tulee myös valvoa. Jotta paketti pysyy kasassa yrityksen olisi hyvä laatia seuraavat suunnitelmat:

  • Projektisuunnitelma, jossa huomioidaan myös mahdolliset toimintatapojen muutostarpeet teknisen valmistautumisen ohella
  • Tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelma
  • Häiriö -ja poikkeustilannesuunnitelma. Tämä tulee laatia ja sisäistää toimintatapojen osalta ennen tuotantokäytön aloittamista
  • Koulutussuunnitelma, jossa kuvataan kouluttautumisen ohella se miten toimintatapojen uudistaminen on tarkoitus käytännössä toteuttaa. Samoin kouluttautumista suositellaan kirjaamis -ja tietojenkäsittelytaitojen osalta. Asiakastyötä tekevillä tulee olla myös riittävä osaaminen Kanta-palveluiden osalta
  • Viestintäsuunnitelma: Mahdollisen projektiryhmän sisäinen viestintä, yrityksen sisäinen viestintä ja ulkoinen viestintä maksajille, viranomaisille ja asiakkaille
  • Arkistonmuodostussuunnitelma niiden asiakirjojen osalta joita ei tulla tallentamaan Kanta-palveluihin

    Seuraavassa Kanta-palveluiden käyttöönotto blogikirjoituksessa kerromme tarkemmin mitkä eri asiat olisi hyvä huomioida suunnittelussa ja toimintatapojen uudistamisessa

 

Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 1 hallinnollinen käynnistäminen (sosiaalihuolto)

suunnittelu

Aloitamme kuusiosaisen blogikirjoitusten sarjan sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisen eri vaiheista. Tässä ensimmäisessä osassa kuvaamme asiaan liittyvää hallinnollista valmistautumista.

Sosiaalihuollon osalta ensimmäisen vaiheen käyttöönotto valmistelut ovat alkaneet. Ensimmäinen vaihe on vielä vapaaehtoinen, mutta ne ketkä aloittavat valmistautumisen ensimmäisessä vaiheessa suoriutuvat kevennetyin vaatimuksin pakollisesta toisesta vaiheesta. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston voivat ottaa käyttöön niin julkiset kuin yksityisetkin toimijat. Huomioitavaa on kuitenkin se, että sosiaalihuollon arkistoon liittymiseen ei vielä tässä vaiheessa ole velvoittavaa lainsäädäntöä. Jos ensimmäiseen vaiheeseen lähteminen ei tunnu vielä hyvältä, kannattaa kuitenkin tutustua mitä eri elementtejä käyttöönottoon sisältyy, jotta ne eivät ainakaan tule yllätyksenä sitten kun arkistoon liittyminen on velvoite.

Mikäli organisaatiolla on kuitenkin jo olemassa oleva tahtotila asiakastiedon arkistoon liittymisen osalta, on sen ensimmäisenä tehtävä asiaan liittyvä hallinnollinen päätös käyttöönoton suhteen. Hallinnollinen päätös tarvitaan, jotta kanta-palvelun käyttöönottoprojekti voidaan aloittaa. Käyttöönottoprojekti vaatii voimassaolevan Kanta-palveluiden asiakkuuden, jota on mahdollista hakea hallinnollisen päätöksen jälkeen.

Palvelun käyttöönottoa varten organisaation on hyväksyttävä sosiaalihuollon arkiston palvelukuvaus. Tämän lisäksi sen on ilmoitettava palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset ja tekniset tiedot. Käyttöönottoprojektin aloittamisessa on huomioitava se, että käyttöönottoprojekti on sen verran mittava, että siihen on osoitettava riittävät taloudelliset -ja henkilöresurssit. Käyttöönottoa ei voi suorittaa yksistään omantyön ohessa vaan se vaatii aikaa. Käyttöönottoon sisältyy esimerkiksi omavalvonnan tekemistä, henkilöstön kouluttamista, toimintaohjeiden laatimista, teknistä testaamista, viestinstäsuunnitelmien tekemistä ja arkistohallinnon käytäntöjen suunnittelemista.

Arkistopalvelu itsessään käsittää sähköisten sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoinnin, niiden hakutoiminnon ja arkistonhoitajan käyttöliittymän. Palvelussa voi siis arkistoida asiakirjoja, hakea sinne tallennettuja asiakirjoja, korvata ja mitätöidä asiakirjoja ja hakea asiakirjojen kuvailutietoja. Tämän palvelun käyttäjiä ovat tulevaisuudessa julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon palveluntuottajat. Toistaiseksi arkistossa olevat asiakastiedot ovat vain rekisterinpitäjän itsensä nähtävillä, sillä asiakastietoja ei tällä hetkellä luovuteta eri rekisterinpitäjien välillä puuttuvan lainsäädännön vuoksi. Kanta arkistonhoitajan käyttöliittymää käytetään puolestaan erilaisissa hallinnollisissa tehtävissä, joita voivat olla: asiakirjojen kuvailutietojen oikeellisuuden tarkistaminen käyttöönoton yhteydessä, asiakirjojen oikeellisuuden varmistaminen muutostilanteissa, esimerkiksi uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä ja mahdollisten virhetilanteiden selvitys.

Siinä vaiheessa kun organisaatio suunnittelee Kanta-palveluiden käyttöönottoa tulee sen pohtia seuraavia seikkoja:

1. Millä järjestelmällä liitytään Kanta-palveluun ja mitä palvelussa halutaan tehdä? Halutaanko tallentaa tietoja, tallentaa ja hyödyntää palvelussa olevia tietoja vai pelkästään lukea palvelussa olevia tietoja. Palveluun on siis mahdollista liittyä eri käyttötarkoituksin.

2. Mitä tietoa järjestelmään tallennetaan? Arkistoon on mahdollista tallentaa, joko ennen liittymistä syntyneitä asiakirjoja tai liittymisvaiheen jälkeen syntyneitä asiakirjoja. Organisaatio voi myös tallentaa sekä uusia, että vanhoja asiakirjoja.

3. Mitä tietosisältöä tallennetaan? Organisaatiolla on vapaat kädet sen suhteen mitä asiakirjoja se arkistoon tallentaa.

4. Minä ajankohtana liitytään palveluun? Organisaation tulee päättää mihin ennaltailmoitettuun käyttöönotto aaltoon se osallistuu. Eri aaltojen aikataulut on ilmoitettu THL:n sivuilla tiedonhallinta sosiaali -ja terveysalalla osiossa.

Seuraavassa blogikirjoituksessa kerromme tarkemmin mitä vaiheita esivalmistelut pitävät sisällään.

 

 

Ovatko strategiset kumppanuudet vastaus sote-alan pienyrityksille?

Voisivatko sote-alan pienyritykset hyötyä strategisesta kumppanuudesta? Millä tavoin erinomaisesti toimivat organisaatiot hyödyntävät kumppanuutta? Mitä kumppanuus vaatii? Näihin kysymyksiin pyrin vastaamaan tässä blogikirjoituksessa. Tässä blogikirjoituksessa en halunnut käyttää paljon käytettyä verkosto termiä, sillä se kuvaa mielestäni hieman kevyempää yhteistyötä. Liiketoimintamaisempaa yhteistyötä kuvaa mielestäni paremmin strateginen kumppanuus.

kumppanuus

Voisivatko sote-alan pienyritykset hyötyä strategisesta kumppanuudesta?

Lyhyesti vastaus on kyllä, sote-alan pienyritykset nimenomaisesti voivat hyötyä strategisesta kumppanuudesta. Strategisen kumppanuuden ajatuksena on tuoda hyvät tekijät yhteen, mutta ennen kaikkea ajatuksena on tuoda yrityksille ne puuttuvat palapelin osat, joita niillä ei yksin toimiessa ole ollut. Mikäli yritys haluaa vahvistaa ja kasvattaa asemaansa tulevaisuuden maakuntamarkkinoilla loogisin ratkaisu on tehdä se strategisen kumppanuuden avulla. Toki yritysostot ja fuusioitumiset ovat myös vaihtoehto, mutta pienyrityksille tämä ei välttämättä ole mahdollista, jos se edes kiinnostaa. Monet ovat rakentaneet yritystoimintaansa ja verkostojaan niin pitkään, että fuusioituminen saattaa yksinkertaisesti olla mahdoton ajatus.

Strateginen kumppanuus on huomattavasti laajempi kokonaisuus kuin pelkkä fuusioituminen saman toimialan toisen toimijan kanssa. Strategisessa kumppanuudessa haetaan sellaisia kumppaneita, joiden avulla pystytään laajentamaan ja vahvistamaan tarjottavia palvelukokonaisuuksia. Tällöin osaajia haetaan mahdollisesti myös oman toimialan ulkopuolelta, tai ainakin toimialan rajapinnoilta. Strategisten kumppaneiden toteuttamilla laajoilla ja kattavilla palvelukonsepteilla pystytään lyömään kiilaa alan isoille toimijoille tuottamalla yhtä laajoja, ellei laajempia, palvelukokonaisuuksia, kenties vain hieman ketterämmin! Taloudellinen menestys pohjautuu hyvin pitkälti erinomaiseen strategian suunnitteluun ja toteutukseen ja tämä sama pätee myös strategisten kumppanuuksien rakentamiseen.

Millä tavoin erinomaisesti toimivat organisaatiot hyödyntävät kumppanuutta?

Laatuajattelussa erinomaisesti toimivien yritysten katsotaan toimivan siten, että ne hakevat, kehittävät ja ylläpitävät systemaattisesti luottamuksellisia suhteita erilaisten kumppaneiden kesken. Tämän toiminnan tavoitteena on turvata kumppaneiden molemminpuolinen menestys. Millaisia erinomaisesti toimivat strategiset kumppanit sitten ovat? Seuraavat ominaisuudet kuvaavat tällaisia yrityksiä parhaiten:

  • organisaatiot ovat tunnistaneet, että menestyäkseen muuttuvassa toimintaympäristössä, toimivien kumppanuuksien rakentaminen on elinehto.
  • tuntevat hyvin perustehtävänsä ja etsivät kumppaneita, joiden kanssa yhteistyössä ne voivat parantaa kykyään luoda arvoa omille sidosryhmilleen
  • verkottuvat laajasti, jotta tunnistavat aktiivisesti mahdollisia uusia kumppanuusmahdollisuuksia
  • ymmärtävät, että pitkäkestoinen kumpanuus vaatii aktiivista yhteistyötä
  • tunnistavat kumppanuudet, jotka täydentävät omia vahvuuksia ja kykyjä niin strategisella kuin operatiivisellakin tasolla
  • kehittävät uusia ja olemassaolevia kumppanuuksia, jotta ne tuottavat järjestelmällisesti kasvavaa arvoa sekä strategisille kumppaneille, että heidän sidosryhmilleen
  • toimivat ja työskentelevät aktiivisesti yhdessä kumppaneiden kanssa saavuttaakseen molemminpuolisen hyödyn. Hyöty saavutetaan asiantuntemuksen, resurssien, tiedon ja yhteisten päämäärien avulla
  • viimeinen, mutta kenties tärkein erinomaisesti toimivan kumpanin ominaisuus on halu rakentaa kumppaneiden kanssa kestäviä, keskinäiseen luottamukseen, kunnioitukseen ja avoimuuteen perustuvia suhteita

strategia shakki

Mitä strateginen kumppanuus vaatii?

Strategisen kumppanuuden tärkein elementti luottamuksen ohella on yhteisen selkeän strategisen päämäärän asettaminen. Strategisen kumppanuuden tulee tukea niitä arvoja, joita kunkin kumppanin liiketoimintaan sisäältyy. Siksi ennen kumppanuuden aloittamista olisikin hyvä tutustua kumppaneiden arvomaailmaan. Kovin etäällä arvomaailmaltaan olevien yrityksien on haastava rakentaa kestävää kumppanuutta.

Arvojen lisäksi tulisi pohtia sitä, tukeeko kumppanuus yrityksien omia visioita. Jos yksi on laittamassa pillejä pussiin muutaman vuoden sisällä ja toinen hakee aktiivisesti kasvua seuraavina viitenä vuotena, eivät nämä visiot ehkä oikein käy yksiin.Visioiden ei luonnollisestikaan tarvitse olla kuin yhdestä puusta veistettyjä, mutta toistensa vastakohtia ne eivät voi olla, sillä silloin kumppaneiden motivaatiot strategiselle kumppanuudelle ovat liian erilaiset.

Vaikka arvot ja visiot ovatkin tärkeitä seikkoja, kenties tärkeintä on kuitenkin pohtia sitä, millaista lisäarvoa strateginen kumppanuus tuo asiakkaalle. Mahdollistaako kumppanuus sen, että asiakkaan on jatkossa helpompi saada haluamansa palvelut, saako hän kaikki tarvitsemansa palvelut yhdeltä luukulta, saako hän ne joustavammin, saako hän ne halvemmalla… Vaikka strategisella kumppanuudella haetaan yrityksille elinvoimaa, elinvoima voi toteutua vain asiakkaille tulevan lisäarvon kautta.

Viimeinen vaatimus on omistautuminen. Strategiseen kumppanuuteen ei saa lähteä kevyin perustein vaan se vaatii jokaiselta kumppanilta vahvan tahtotilan ja katsomisen samaan suuntaan. Strategiset kumppanit määrittävät yhdessä sen miten he erottuvat omalla toimintamallillaan kilpailijoista, mitä he haluavat tulevaisuudelta ja mikä kenenkin rooli on yhteisen tavoitteen ja tulevaisuuden saavuttamisessa.

Strategisen kumppanuuden avulla yritykset voivat murtaa toimialan totuttuja käytäntöjä. Kumppanuus mahdollistaa myös oman uniikin liiketoimintamallin rakentamisen, jota kilpailijoiden on haastava kopioida täysin samanlaisena. Ja mikäli kilpailijat toteuttaisivatkin tulevaisuudessa hyvin samankaltaista palvelua, on kumppaneiden avulla helpompi suunnitella tarvittavia muutoksia, jotta erilaisuus pysyy jatkossakin valttina.

 

Sote edellä puuhun?

Terveys

Sote uudistus on viimeaikoina ollut enemmän kuin koskaan pinnalla. Osa huomiosta on kiinnittynyt valinnanvapauslakiin ja hallituksen rakoileviin riveihin, mutta muutkin tehdyt ja tekemättömät asiat soteen liittyen ovat puhuttaneet. Paljon puhutaan siitä kuka sanoi, mitä sanoi ja miksi sanoi, mitä olisi pitänyt tehdä ja mitä ei missään tapauksessa olisi pitänyt tehdä ja mitkä kenenkin motiivit ovat. Valitettavan vähän puhutaan kuitenkin siitä, mitä sote kentällä tapahtuu tavallisen palveluita tuottavan yrittäjän ja palveluita saavan asiakkaan näkökulmasta.

Tässä blogikirjoituksessa kerron muutamia esimerkkejä siitä miten ruohonjuuritasolla menee tällä hetkellä. Olen huolissani siitä, että jonkin asteinen vauhtisokeus tai sokeus ylipäätään on vallalla juuri nyt. Pelkään, että käsillä olevan muutoksen varjolla jätetään huomioimatta se mihin kentällä pitäisi kiinnittää huomiota. Vaikuttaa siltä, että katseet ovat niin tiiviisti tulevaisuudessa, että ei huomioida sitä millainen sekava tila on ottanut vallan. Tulevaisuutta pitää rakentaa ja suunnitella, mutta jos pienyrityksillä ei ole edes riittävää tietoa muutoksesta, resursseista puhumattakaan on muutoksen tekeminen todella haastavaa. Suurin ongelma on siis tiedon puute, tämä aiheuttaa hämmennystä, hätiköintiä, aktiivista odottamista ja sekaannusta. Mielestäni olisi äärimmäisen tärkeää muutoksen tekemisen ohella huomioida sitä miten tämä kaikki heijastuu asiakkaisiin ja kentällä työskenteleviin. Seuraavissa kappaleissa kuvaamani tilanteet eivät kuvaa välttämättä koko maan tilannetta. Varmasti maakunnallisia eroja löytyy. Yhtä kaikki nämä ovat esimerkkejä elävästä elämästä.

muutos

Omavalvonta ja sen merkitys

Ensimmäisenä haluan puhua omavalvonnasta. Perinteinen toiminnan omavalvonta on saanut rinnalleen myös tietosuojan ja tietoturvan omalvalvontasuunnitelman. Omavalvonnan rooli tulee kaiken kaikkiaan vahvistumaan entisestään tulevaisuudessa, valvonnan painopisteen siirtyessä yhä enemmän omavalvonnan piiriin. Omavalvonnan tulisi nimensä mukaisesti olla yrityksen toiminnassa mukana kulkeva työkalu, jossa kuvataan yrityksen tapaa toimia. Siihen liitetään asiakirjoja, jotka liittyvät yrityksen toimintaan ja ovat arjessa aktiivisesti käytössä. Omavalvonta on myös valvovan viranomaisen valvontaväline. Yrityksien omavalvontasuunnitelmiin tutustutaan kun yritys aloittaa toimintaansa, tarvittaessa ja ennen mahdollista tarkastuskäyntiä.

Matkoillani törmäsin kuntaan, jossa yritysneuvonta kopioi, leikkaa ja liimaa tuoreille sote alan yrityksille omavalvontasuunnitelmat! Kyseessä ei ole suuren suuri kunta, mutta kyllä näitä samasta puusta veistettyjä omavalvontasuunnitelmia löytyy varmasti useita. Olin sanaton ja mykkä järkytyksestä. Jos mietitään sote alan yrityksen toimintaa ja sitä miten kenttä on ylipäätään muuttumassa omavalvonnasta tulee se väline ja linkki viranomaisen ja yrityksen välillä minkä pitää olla aivan absoluuttisen ajantasainen ja paikkaansa pitävä. Se ei saa sisältää mitään satuilua ja sen pitää kuvata kunkin yrityksen omaa toimintaa. Jos se ei sitä kuvaa ja jotakin tapahtuu joutuu yrittäjä itse siitä myös vastuuseen. En osoita sormellani tuoreita yrittäjiä he hakevat yritysneuvontaa ja sitä myös olettavat saavansa. En oikeastaan syytä edes yritysneuvojaakaan, eiväthän he ole sote alan asiantuntijoita eivätkä sitä myöden välttämättä ymmärrä omavalvonnan merkitystä. Mutta se minne suuntaan katseeni on valvovat viranomaiset. Mikä on valvonnan taso, jos tällaiset`samansisältöiset leikkaa liimaa omavalvonnat menevät läpi kerta toisensa jälkeen?

Vastaan on tullut myös yrityksiä, jotka omavalvonnasta kysyttäessä eivät ole edes tienneet mitä omavalvonnalla tarkoitetaan. Tämä ei siis välttämättä tarkoita sitä, etteivätkö he olisi joskus aikanaan omavalvontasuunnitelmaa tehneet, sitä vain ei ole sen jälkeen kertaakaan kysytty ja näin olen sitä ei ole myöskään tullut päivitettyä. Jälleen kerran kohdistan katseeni valvontaan, jos valvontaa ei ole, ei ole myöskään tarvetta päivittää säännöllisesti omavalvontasuunnitelmaa. Tämähän kuvaa myös sitä, että omavalvontasuunnitelman päivitys on pitkälti päivämäärän päivitystä, joten se ei sinällään ole mikään työväline, millainen sen pitäisi olla.

Pohdintaa: Miksi omavalvonnan merkityksen ymmärtämisessä on edelleen aukkoja? Miksi heikkolaatuiset omavalvontasuunnitelmat päästetään läpi toimintaa aloittavilla yrityksillä? Miksei heitä neuvota miten heidän tulisi suunnitelma tehdä, jotta se vastaa totuutta ja sitä mitä heiltä vaaditaan?

lomake

Valvonta ja osaaminen

Tässä tapauksessa puhun sekä aluehallintoviraston valvonnasta, että kuntayhtymien suorittamasta valvonnasta. Valvonnathan ovat hyvin pitkälle niin sanottuja pöytälaatikko tarkastuksia. Tarkastuksien kulku on hyvin samankaltainen. Tarkastuksessa katselmoidaan valvontakohteesta ja aiheesta riippuen tietyt dokumentit ja dokumenttien sisältö. Samalla käynnillä pyydetään todentamaan toimenpiteet joita on tehty mahdollisten aiempien huomioiden osalta. Tämän jälkeen laaditaan mahdollisia uusia huomioita ja hieman myöhemmin yritys saa käynnistä tarkastusraportin. Tämän jälkeen yritys jää taas omiin oloihinsa kunnes seuraavan tarkastuksen aika jälleen koittaa. Dokumentteihin tukeutuvissa tarkastuksissa vaarana on kuitenkin se, että ne pohjautuvat pelkästään dokumentointiin, jolloin käytännön toimintojen havainnointi saattaa jäädä hyvin pinnalliseksi.

Tarkastuskäynneillähän pitäisi tutustua myös toimitiloihin ja niiden aikana tulisi haastatella ainakin muutamia asiakkaita. Aina tähän ei kuitenkaan ole aikaa. Työntekijöitä ja asiakkaita haastattelemalla yrityksen tilanteesta voisi saada huomattavasti kokonaisvaltaisemman kuvan.  Miten yritykset voivat kehittää itseään tällaisten käyntien pohjalta? Valvonnanhan tulisi antaa yritykselle myös suuntaviivoja sen suhteen mitä heidän tulee tietää ja mitä pitäisi tehdä paremmin. Olen kuullut liian monta kertaa miten ennen tarkastusta laitetaan hurjalla tohinalla koko dokumentaatio tai ainakin valvontaan liittyvä dokumentaatio kuntoon, ja mikä pahinta fiksataan työvuorosuunnitelmat näteiksi haamutyöntekijöillä, jotta ne hoitomitoituksia ja kun ovi sulkeutuu tarkastajien jälkeen kaikki jatkuu kuten aina ennenkin. Mikään ei muutu koska näinkin pärjää. Tiedän kyllä miksi tätä tehdään kuten tehdään. Dokumentteihin perustuva valvonta on helppoa. Dokumentit joko ovat kunnossa tai ne eivät ole. On paljon monimutkaisempaa lähteä arvioimaan käytännöntasolla tapahtuvaa toimintaa. Toki on mahdollista tehdä huomioita yrityksen tilasta pelkkien dokumenttienkin avulla, mutta käytännön havainnointi antaa todellisemman kuvan siitä millä tasolla vaatimuksien toteuttaminen ihan oikeasti on.

Tarkastuksien osalta ehkä surullisimpia ovat tapaukset, joissa tarkastajat eivät ole tehneet kotiläksyjään kunnolla. Toisin sanoen he eivät ole olleet tietoisia siitä mitä he oikeastaan tulevat tarkastamaan, saati minkä lainsäädännön alle tarkastettava kohde kuuluu. Tämä on mielestäni merkittävä puute tarkastajan osaamisessa. Työhän pohjautuu nimenomaisesti sen tarkastamiseen onko tarkastettava kohde ymmärtänyt oikein mitä lainsäädäntö yritykseltä edellyttää ja toteutuuko tämä käytännössä. Tässäkään tapauksessa ei ole syytä osoitella yksittäistä tarkastajaa. Suurin ihmettelyni kohdistuu siihen, miten on mahdollista, että näinkin vastuullisessa työssä olevien henkilöiden osaamista ei tarkisteta ja varmisteta säännöllisin väliajoin? Valitettavaa tarkastuksien osalta on myös se, että hyvin useiden kuntien alueella olen kuullut yrittäjiltä ettei heitä ole kunnan toimesta käyty tarkastamassa pitkiin aikoihin, vaikka kunnalla tarkastusvelvollisuus onkin. Onpa käynyt niin, että aluehallintovirasto tekee tarkastuksia säännöllisemmin, kuin oma kunta.

Luonnollisesti tarkastajat ja valvonta eivät yksin ole syypäitä siihen, että aina aika-ajoin saamme lukea tarinoita räikeistäkin rikkomuksista. Kyllä siinä kohtaa myös yritys itse on tietoisesti liikkunut harmaalla alueella. Tiedän kuitenkin, että monet haluavat toimia hyvin ja lainmukaisesti, mutta he eivät vain yksinkertaisesti tiedä mitä heiltä vaaditaan ja ovatko he ymmärtäneet vaatimukset oikein. Tämä johtuu siitä, että kukaan ei ole tätä heiltä koskaan kysynyt. On kysytty dokumentteja, mutta ei ole varmistettu osaamista ja ymmärrystä. Monet pienyrittäjät ovat täysin yksin, ilman verkostoja joissa jaettaisiin tukea ja tietoja, tällöin he ovat täysin valvonnan ja siitä saatavan informaation varassa.

ihminen tietosuoja

Tietosuojan ja tietoturvan taso

Tällä hetkellä jonkin verran kohinaa tietosuojan ja tietoturvan ympärillä on aiheuttanut EU:n tietosuoja direktiivi ja Kanta-palvelun vaatimukset. Pahoin pelkään, että kohinasta huolimatta on kuitenkin edelleen suuria aukkoja ymmärryksessä niin yksityisen kuin julkisenkin sektorin osalta. Hyvällä maalaisjärjellä pääsee tässäkin asiassa jo pitkälle, mutta oma pelkoni on se, ettei tätä asiaa ymmärretä kokonaisuutena. Huomio on kiinnittynyt pitkälti digitaalisten järjestelmien tietoturvaan ja tietosuojaan. Fokus on karannut sieltä missä sen pitäisi olla, nimittäin käytännön työssä. Suurempaa huolta pitäisi pitää manuaalisista tiedostoista, niiden hallinnasta, henkilötietoja käsittelevien osaamisesta ja yleisestä laitteisiin liittyvästä turvallisuudesta. Hakkerit voivat kyllä ottaa tietojärjestelmät ja laitteet haltuunsa jos ne ovat suojaamattomia, mutta sellaista osaamista on vain harvalla. Jokainen meistä voi kuitenkin halutessaan napata mukaansa mielenkiintoiselta näyttävän paperin, mapin tai vihkon.Tai kirjautua järjestelmään, jonka salasana on liimattu post-it lapulle tietokoneen viereen tai tallennettu tietokoneen tai mobiililaitteen välimuistiin.

Olen kuullut kotihoidosta tapauksista, missä naapurit, sukulaiset ja muut kylänmiehet saattavat käydessään tutkailla puhtaasta uteliaisuudesta mummon tai vaarin ”reissuvihkoa”. Näissä vihkoissa harjoitetaan viestinvaihtoa asiakaan tilanteesta ja siitä mitä asiakkaan luona on tehty. Sinällään ymmärrän kyllä, että kommunikaation ja tiedonvaihdon vuoksi vihko on tärkeä, mutta aina pitäisi pohtia myös sitä voiko se aiheuttaa minkälaista hallaa, mikäli se päätyy vääriin käsiin.

Väittäisin siis, että koko tätä tietosuoja asiaa on lähdetty purkamaan väärästä päästä. Ensimmäisenä pitäisi keskittyä sen varmistamiseen, että yrityksen käytännön toiminnat vastaavat tietoturvan ja tietosuojan hyviä tapoja. Vasta tämän jälkeen kannattaa näkökulmaa laajentaa ja mennä asiassa pidemmälle kohti sähköisiä järjestelmiä. Nykytilan ja kokonaispaketin ollessa selvillä, ollaan valmiita dokumentoimaan yrityksen käytännöt sellaisina kuin ne sillä hetkellä ovat. Tietosuoja- ja tietoturva asioita ei pitäisi ylipäätään tehdä vain sen vuoksi, että ollaan menossa osaksi Kanta-palveluita tai, että lainsäädäntö muuttuu. Nämä asiat pitäisi olla yrityksen peruslähtökohta aina kun sensitiivistä tietoa käsitellään. En edelleenkään syytä tästä yrityksiä, vaan sitä millä tavalla viranomaiset ovat asiat yrityksille opettaneet. Ajatellaan, että jos se on dokumentoitu niin se on kunnossa, vaikka tosiasiassa dokumenteilla ei yritystä johdeta päivääkään, varsinkaan jos ne eivät kuvaa todellisuutta.

 

testaus

Sote kokeilut

Maakunnissa on meneillään paljon kokeiluja, hankkeita ja projekteja tulevaan sote muutokseen liittyen. Maakunnasta riippuen kokeilujen kohteet vaihtelevat jonkin verran. Suurinta puhetta viime aikoina aiheuttanut valinnanvapauslaki on aiheuttanut kenties mielenkiintoisimpia käänteitä eri projekteissa ja kokeiluissa.

Tietooni on tullut kaksi erilaista tapausta. Ensimmäisessä tapauksessa valinnanvapautta oli se, että lähetteen määräävälle taholle oli todennäköisesti annettu suppeahkot speksit kenelle lähetteen voi määrätä. Käytännössä tämä aiheutti sen, että pienyrittäjät rajautuivat tästä ryhmästä pois. Kummallisinta on ollut se, että vaikka asiakkaat ovat halunneet lähetteen tietylle tutulle terapeutille eivät he sitä tahdo saada. Ne ketkä ovat jaksaneet taistella, ovat lopulta saattaneet saada lähetteen haluamalleen palveluntuottajalle ja ne, jotka eivät tätä taistelua jaksa käydä, joutuvat tyytymään kohtaloonsa. Minusta tässä ei ole kyse valinnanvapaudesta ollenkaan, tai no joku sen valinnan on tehnyt, mutta ei ainakaan asiakas itse.

Toisessa tapauksessa pienyrittäjiä on kehoitettu listautumaan suuremman palveluntuottajan listoille. Käytännössä tämä on johtanut siihen, että esimerkiksi yksi tällaisella listalla oleva pienyrittäjä ei ollut saanut vuoteen tämän kanavan kautta yhtäkään asiakasta vaan asiakkaat on ohjattu suuremman palveluntuottajan omille työntekijöille. Onneksi tapauksen pienyrittäjällä oli kuitenkin muita olemassaolevia kanavia, joiden kautta hän sai asiakkaita. Muussa tapauksessa koko toiminta olisi voinut kuolla pois.

Se miksi tällainen lobbaaminen on vaarallista peliä on se, että tällä tavalla toimien asiakkaat totutetaan kokeilujen varjolla käyttämään tietyn palveluntuottajan palveluita ja sitten kun virallinen valinnanvapaus koittaa ohjautuu asiakas sinne mistä hän on tottunut palvelunsa saamaan jo kokeilun aikana. Tämä on puhtaasti psykologiaa. Toki mikäli palvelu on ollut huonoa, voi asiakas valita toisinkin, mutta tämän varaan ei voi toimintaansa rakentaa. Tämä ei totisesti anna luvattuja tasapuolisia mahdollisuuksia kaikille laadukkaasti työtään tekeville yrityksille siinä vaiheessa kun kaikki kilpailevat samoista asiakkaista (myös julkinenpuoli).

vaikutus

Sote yrittäjän vaikuttamismahdollisuudet?

Tämä kappale jää valitettavan lyhyeksi. Niitä vaikuttamismahdollisuuksia ei nimittäin juurikaan ole ollut. Kentällä pyörii järjestöt, isot toimijat ja hyväveli verkostot. Heillä on ollut aikaa ja mahdollisuuksia saada riittävää näkyvyyttä aikaiseksi päästäkseen istumaan oikeisiin pöytiin, niihin missä päätöksiä tehdään, missä niihin voidaan vaikuttaa tai missä niistä tiedotetaan. Samaan aikaan pienyrittäjät tekevät rajallisilla resursseillaan käytännöntyötä, kuvainnollisesti sormet mullassa. Eräässä tilaisuudessa pitkän linjan sote toimija, joka on tehnyt sote työtä kansainvälisellä tasolla kertoi, että Suomi on ottanut aivan omanlaisensa ja ei niin hyvällä tavalla ainutlaatuisen tavan toteuttaa tätä sote muutosta. Tämä samankaltainen muutos on viety läpi toisaallakin EU:ssa, eikä se ole missään saanut tällaisia muotoja kuin täällä meillä. En kyllä toisaalta minäkään ymmärrä kuinka byrokratiaa lisäämällä voidaan kuluja vähentää.

Hassua on esimerkiksi se, että terveyspalvelut ovat saaneet osakseen niin mittavaa huomiota vaikka ne pitävät sisällään vain noin 4% kuluista. Jos siis on tarpeellista leikata kuluja pitäisikö katseet kääntää sinne missä aiheutuu loput 96% kuluista? Lopulta sillä ei ehkä olekkaan niin suurta merkitystä vaikka joka pitäjässä olisi edelleen päivystys, jos puolet pitäjän väestöstä oirehtii muulla tavalla ja tarvitsee sosiaalialan palveluita. Vaikka esimerkkini on kärjistetty se herättää kuitenkin ajatuksia, eikö?

Loppu sanat

Reissutyöni maakunnissa on ollut silmiä avaavaa ja tiedän jo tätä kirjoittaessani, että en ole nähnyt tai kuullut vielä puoliakaan siitä mitä kaikkea tuolla kentällä tapahtuu. Jotenkin toivoisin, että päättäjät pukisivat goretexit päälle ja hyppäisivät mukaan vaikkapa kotipalvelu yrittäjän kanssa kierrokselle. Kenties se auttaisi ymmärtämään paremmin sitä, mitä se arki ruohonjuuritasolla on juuri nyt. Lopulta se meneekö jokin lakiesitys läpi vai ei, ei ehkä olekkaan niin kovin tärkeää, vaan se, että me kaikki saisimme tasapuolisesti, tasalaatuisesti ja tasaisesti tarvitsemiamme sosiaali- ja terveysalan palveluita. Valitettavasti tämän perusoikeuden toteutumisen tilanne vaikuttaa tällä hetkellä huonolta.

(Blogia päivitetty 28.1.2019)

Inhimillinen virhe voi haastaa tietoturvasi tason

ruostunut lukko

Tietosuoja-asetuksen siirtymäaika on päättymässä toukokuussa ja oletkin saattanut huomata, että aiheesta puhutaan juuri nyt enenevissä määrin. Ja on aihettakin, olemme siirtyneet niin vauhdilla digitaaliseen maailmaan, että eräs siihen oleellisesti liittyvä seikka, eli henkilötietojen turvallinen käsittely, on jäänyt lapsipuolen asemaan.

Ihmeellistä tämä on siinä mielessä, että henkilötietoja on tavalla tai toisella käsitelty jo satoja ellei tuhansia vuosia. Siihen liittyvää lainsäädäntöäkin on ollut olemassa hyvin pitkään. Lainsäädäntöä on ollut kuitenkin pakko tarkistaa digitalisaation laajenemisen myötä, nyt kun se koskee meitä lähes jokaisella elämänalueella. Henkilötiedoista on tullut digitaalisaation myötä kauppatavaraa ja näin ollen on pakko etsiä ratkaisuja kyberrikollisten toiminnan hankaloittamiseksi ja yleisesti yksityisyydensuojan lisäämiseksi. Eivät henkilötiedoista nimittäin yksistään kyberrikolliset ole kiinnostuneita, vaan perinteinen uteliaisuuskin saattaa usein olla henkilötietojen asiattoman käytön takana. Ja sitten on kolmaskin syy, tahaton henkilötietojen tietosuojaa uhkaava toiminta, josta tässä kirjoituksessa haluan ennen kaikkea puhua.

Syy miksi haluan nostaa esille tahatonta henkilötietoihin kohdistuvaa uhkaa johtuu puhtaasti siitä, että se on tapahtumana tyypillisin. Usein tietosuojaa ja tietoturvaa saatetaan pohtia pitkälti tekniseltä kannalta, vaikka digitaaliset järjestelmät ovat itsessään verrattain luotettavia. Se missä nämä tahattomat tietoturvatapahtumat useimmiten sattuvat liittyvät joko digitaalisten järjestelmien, laitteiden tai manuaalisten arkistojen huolimattomaan käyttöön.

Millaisia tilanteita henkilötietojen huolimattomaan käyttöön voi siis liittyä? Variaatiot itsessään ovat hyvin laajoja, ja tätä asiaa tulee aina katselmoida omasta näkökulmasta, suhteessa siihen minkälaisissa eri tilanteissa henkilötietoja käsitellään. Kerron teille kolme esimerkkiä omasta elämästä, jossa olen kohdannut henkilötietojen huolimatonta käyttöä.

Olin tekemässä eräässä yrityksessä ulkoista auditointia ja sattumalta kohtasin yrityksen vastaanotossa tilanteen, jossa asiakas palautti pinon potilasasiakirjoja, jotka olivat unohtuneet yleiseen ruokalaan, jossa työntekijät, sidosryhmät ja asiakkaat ruokailivat kaikki sulassa sovussa. Tässä tilanteessa taustalla oli kiireestä johtunut unohdus. Astioiden palautuksen yhteydessä asiakirjat olivat jääneet astianpalautuspisteen vieressä olleelle pöydälle, josta asiakas ne löysi. Tietysti hyvä kysymys on se, miksi asikirjat oli ylipäätään otettu ruokalaan mukaan, kenties tässäkin oli kiire taustalla.

Toinen sattumus tapahtui asioidessani poliklinikalla. Lääkärin vastaanotto pöydällä oli avoinna seuraavien asiakkaiden kansiot. Papereista pystyi helposti näkemään esimerkiksi seuraavan asiakkaan sosiaaliturvatunnuksen. Eittämättä myös minun paperini olivat olleet samaan tapaan levällään edellisen potilaan aikana sillä tämä vaikutti paperimäärän perusteella olevan ellei yleinen niin ainakin päivän käytäntö.  Koska asiointini syy oli sen verran mieltä painava, en tullut haastaneeksi tilannetta, mutta jälkeenpäin olen sitä miettinyt ja pohtinut syitä. Seuraavat pohdintani ovat siis vain olettamuksia.

Epäilen, että taustalla oli jälleen puhtaasti kiire ja halu nopeuttaa asioita. Oma aikani oli ainakin myöhässä, joten veikkaan, että tällä tavalla haluttiin nipistää muutama minuutti.  Toinen syy saattaa olla se, että henkilökunta ei ehkä ollut saanut koulutusta tietosuojakäytäntöjen osalta, jos niitä edes oli määritelty. Oliko tässäkin sairaalassa keskitytty vain siihen, että tekniikan puolella asiat hoituvat turvallisesti, mutta henkilökuntaa ei oltu koulutettu muiden tietosuojaan liittyvien käytäntöjen osalta?

Kolmas tapahtuma liittyy digitaalisiin järjestelmiin ja niiden käyttöön. Olen nimittäin muutaman kerran törmännyt tilanteeseen, jossa järjestelmää ei saada auki sillä salasana on aiemmin ollut tallennettuna tietokoneen välimuistiin, mutta välimuisti olikin tyhjennetty ja salasana näin ollen hukassa. Tässä kohtaa en voi sanoa muuta kuin, että älkää tallentako yritykseenne liittyvien järjestelmien salasanoja tietokoneen välimuistiin, paperilapuille tai avoimiin tiedostoihin! Ainoat turvalliset paikat ovat joko oma muistinne tai nimenomaisesti salasanojen tallennukseen suunniteltu palvelu. Käyttäjätunnus salasana yhdistelmät ovat henkilötietojen ohella kyberrikollisten himotuinta saalista. Näiden avulla he pääsevät käsiksi sinulle arvokkaisiin tietoihin ja vaikeuttavat yritystoimintaasi huomattavasti. Puhumattakaan siitä mikäli he pääsevät käsiksi asiakkaidesi, henkilöstösi tai perheesi tietoihin.

Miten inhimillisiä virheitä voitaisiin sitten estää? Listaan seuraavaksi viisi yleisintä kohtaa jotka voivat auttaa inhimillisten virheiden estämisessä.

  1. Ensimmäinen neuvoni inhimillisten virheiden ennakointiin on se, että käsitellessäsi henkilötietoja tee se silloin kun voit käsitellä niitä rauhassa ilman kiireen tuntua. Mikäli et voi kiireelle mitään älä anna sen vallata mieltä vaan keskity rauhallisesti käsillä olevaan tehtävään, voit kiristää menetyt minuutit varmasti jossakin toisessa tehtävässä.
  2. Kouluttaudu tietosuoja ja tietoturva kysymyksien osalta. Kuten aiemmin totesin, tämä aihe ei keskity pelkästään tietojärjestelmiin vaan kattaa esimerkiksi henkilötietojen osalta koko niiden elinkaareen siitä hetkestä lähtien kun uusi henkilötieto tallennetaan yrityksesi järjestelmiin.
  3. Huolehdi aiheeseen liittyvien toimintaohjeiden ajantasaisuudesta ja siitä, että kaikki ovat niistä tietoisia, myös päivittyneistä versioista.
  4. Pohdi tapaasi käyttää tietojärjestelmiä ja laitteita. Käytätkö niitä turvallisesti, onko yritykseesi liittyvät tiedot suojassa jos esimerkiksi laitteesi varastettaisiin?
  5. Pohdi niitä käyttöympäristöjä joissa esimerkiksi henkilötietoja käsitellään, onko vaaraa, että ulkopuolisilla on suora näkymä esimerkiksi tietokoneen näyttöön?

Kiire on eittämättä suurin tekijä inhimillisten virheiden taustalla. Me laitamme kiireen piikkiin usein erinäisiä asioita, vaikka totuuden nimessä epäilen, että meillä kenelläkään on niin kiire, ettemme ehtisi rauhallisesti ja tietoturvallisesti siirtymään seuraavaan työtehtävään.Toinen merkittävä tekijä on tietotaidon puute. Kouluttautumisella on mahdollista parantaa tietoturvaa merkittävästi yrityksen omassa toimintaympäristössä. Nämä kaksi tekijää taklatessasi olet tehnyt jo paljon tietoturvasi parantamiseksi.

holvi

 

 

PEBBELL-turvalaite kokeilu osana YES palvelukonseptia

Aloitimme vuoden 2016 loppupuolella rekrytoinnin saadaksemme  YES palvelukonseptille pilottiasiakkaita. Rekrytoinnit jatkuivat aina alkutalveen 2017 saakka, jolloin totesimme, että meillä on riittävä määrä erityyppisiä kokeilijoita. Alun alkaen ajatuksena oli saada mukaan etenkin yksineläviä vanhuksia ja toimintarajoitteisia. Hankkeesta kiinnostuivat kuitenkin myös ihmiset, joilla on itsenäistä liikkumista rajoittava sairaus, ja jotka kokivat olevansa jumissa oman kodin sisällä vaikka liikkumishaluja olisikin. Projektiin valikoitui testaajaksi myös talli, jossa ratsastetaan paljon maastossa joko yksin tai ryhmässä ja jossa haluttiin kokeilla sitä toisiko tällainen laite turvaa maastossa ratsastettaessa. Tulimme siihen tulokseen, että mitä laajemmalla ja heterogeenisemmällä testiryhmällä saamme testattua turvalaitetta sitä parempaa oppia siitä saamme itse ja pystymme muodostamaan käsityksen siitä millaisissa ympäristöissä ja tilanteissa laitteesta on eniten hyötyä.

Pebbell Face

 

Testattavana laitteena toimi Pebbell 2 Waterproof malli, joka on hieman kalliimpi kuin ensimmäisenä markkinoille tullut sisarlaite Pebbell GPS SOS-puhelin. Halusimme kuitenkin testaukseen laitteen, joka kestää kosteutta ja vettä ja turvaa näin itsenäisesti liikkuvat testikäyttäjät säätilasta riippumatta. Se mihin tykästyimme Pebbell laitteessa on ehdottomasti sen monipuolisuus. Mitään uuttahan ei ole paikannuslaitteissa tai turvapuhelimissa, niitä on ollut markkinoilla jo hyvän aikaa. Harvassa laitteessa nämä toiminnot kuitenkin yhdistyvät yhdessä ja samassa laitteessa. Tämä oli mielestämme ehdoton etu etenkin riskienhallinnan näkökulmasta. Laitteessa on siis useita eri toiminnallisuuksia turvallisuuden varmistamiseksi, jotka erittelemme alla:

  1. Turvapuhelin. Laitteeseen voi soittaa ja laitteesta voi soittaa. Sillä voi vastata saapuvaan puheluun ja siihen voi tallentaa hätätapauksia varten kolme eri numeroa. Ensisijainen numero on se, joka vastaanottaa laitteesta tulevat hälytysviestit, joista kerron tarkemmin seuraavassa kohdassa. Kaksi muuta numeroa ovat ns. varanumeroita, mikäli ensisijainen numero ei vastaa. Laite alkaa siis soittamaan siihen tallennettuja numeroita läpi kun siinä olevaa SOS painiketta painetaan.
  2. Hälytysviestit. Laite lähettää hälytysviestin laitteeseen tallennettuun ensisijaiseen numeroon SOS painiketta painettaessa. Hälytysviestissä on lyhyt viestiosuus ja paikannustiedot, sekä linkki Google Maps karttapalveluun, josta näkee laitteen sijainnin. Hälytysviestejä lähtee myös tilanteessa jossa laitetta käyttävä henkilö kaatuu tai ylittää laitteeseen tallennetun maantieteellisen rajan (ei pakollinen ominaisuus)
  3. Paikannus. Mikäli laitetta kantavaan henkilöön ei saada yhteyttä, voidaan siihen lähettää tekstiviesti, jolloin paluuviestinä tulee karttalinkki, joka kertoo laitteen sijainninPebbell kartta

    4. Kiihtyvyysanturi. Vanhuksien ja kohtaustyyppisiä sairauksia sairastavien osalta ja miksei myös ratsastavien osalta on äärimmäisen tärkeää, että laite lähettää ”FALL ALARM” viestin laitteeseen tallennettuun ensisijaiseen numeroon. Jo viestin saapuessa on selvää minkäkaltaisesta tilanteesta on kyse. Tässäkin tapauksessa viestin lisäksi saapuu karttalinkki joka kertoo tarkan sijainnin missä kaatuminen on tapahtunut.
    5. Turvarajat. Laitteeseen on myös mahdollista määritellä turvarajat. Käytännössä laite lähettää siis laitteeseen tallennettuun ensisijaiseen numeroon viestin kun laite ylittää siihen määritellyn maantieteellisen rajan. Tämä on tärkeä ominaisuus esimerkiksi lievästi muistisairaalla, jolla voi olla vaarana eksyminen tai pienellä lapsella.

    Millaisia kokemuksia saimme käyttäjiltä?

Pääasiassa kokemukset olivat äärimmäisen positiivisia, meidän kannaltamme parhaimpia uutisia olivat ne, joissa laite oli tosiasiallisesti pelastanut laitetta käyttäneen henkilön pahemmalta vaaratilanteelta. Laitteen SOS toiminnot toimivat kaikilla käyttäjillä kuten pitikin. Ainoastaan pieniä katvealueisiin liittyviä havaintoja saimme asiakkailta. Olemme keränneet tähän alle sekä positiiviset, että  negatiiviset havainnot testijakson ajalta:

Positiivista:

  • Pelastanut vaaratilanteelta useamman kerran
  • Tuonut turvaa laitetta käyttävälle ja hänen läheisilleen
  • Puhelutoiminto toimii ja kuuluvuus hyvä molempiin suuntiin
  • Kaatumistunnistin toimii kuten pitää, lukuunottamatta ulkomaita (Kotimainen SIM kortti ilman roamingia?)
  • SOS toiminto toimii, soittaa vuorollaan kaikkiin laitteeseen tallennettuihin numeroihin
  • Paikannuslaite toimii, paikannus ohjelmasta näkee riittävän tarkasti laitteen sijainnin, samoin hyvä että paikannuslaitteen sijainnista kertovassa tekstiviestissä on tarkat koordinaatit, jotka auttavat ensivasteen paikalle ohjaamisessa
  • Hälytysviestit kulkevat kuten pitää
  • Pieni ja näppärä koko, ei haittaa liikkumista eikä sitä tunnista turvalaitteeksi (imago kysymys)Negatiivista:
  • Laitteen ovh koettiin hieman kalliiksi, etenkin vanhuksille, tähän ratkaisuna voisi toimia vesitiivistä mallia hieman halvempi sisarlaite tai vuokrausmahdollisuus
  • Yksi laitetta käyttäneistä ei pitänyt prepaid ominaisuudesta, vaikka tähän on saatavana saldovaroitus
  • Laitteeseen toivottiin näkyvämpää patterin kuvaa, josta voisi seurata akun kestoa. Nyt laite lähettää tekstiviestin kun laitteen akku on vähissä, joskin tämäkin viesti menee laitteeseen tallennettuun ensisijaiseen numeroon, eli tämän henkilön täytyy muistuttaa laitetta käyttävää laittamaan turvalaite lataukseenKaikki kokeiluun osallistuneet halusivat jatkaa laitteen käyttäjinä. Mielestämme tämä on tärkein signaali laitteen toimivuudesta ja sen tarpeellisuudesta erilaisissa elämäntilanteissa. Mielestämme laite soveltuu parhaiten vielä liikkuville, itsenäisille ja omatoimisille ihmisille. Pidemmällä oleville muistisairaille soveltuu paremmin markkinoilla olevat muut turvalaitteet, lähinnä sen vuoksi että Pebbel laitteeseen ei saa sellaista kiinnitystä, jota kroonisesti muistisairas ei saisi irrotettua.

    Olemme tyytyväisiä turvalaite kokeiluun ja jatkamme ehdottomasti yhteistyötä turvalaitetta maahantuovan Mobicare Oy:n kanssa myyden ja esitellen laitetta Pohjois-Pohjanmaan alueella.

Miksi suhtaudumme negatiivisesti arviointeihin ja tarkastuksiin?

auditointia

Usein ulkoisen auditoinnin tai tarkastuksen ollessa ovella yrityksissä alkaa käymään kova kuhina. Paikkoja siivotaan, pölyt puhalletaan mappikansioista pois, dokumentteja päivitetään kiireellä ja henkilöstöä koulutetaan sen suhteen mitä saa ja mitä ei saa sanoa. Tarkastus herättää monenlaisia tunteita pelkoa, ahdistusta, jännitystä, suuttumusta ja lopulta helpotusta. Tarkastuksen jälkeen voidaan jälleen rentoutua, ja jatkaa normaalia arkea mikäli suurempia poikkeamia ei löytynyt. Mikäli poikkeamia löytyi etsitään niille usein ensimmäisenä syyllinen, ennen kuin pohditaan tarkemmin mitä organisatorisia vaikuttimia poikkeaman taustalta löytyy.

Edelliset väittämät ovat hieman kärjistettyjä, mutta eivät kuitenkaan kovin kaukana todellisuudesta. Olen itse ollut todistamassa kaikkia kuvattuja toimintoja, joko tarkastukseen valmistautuvan yrityksen työntekijänä tai ulkoisena auditoijana. Tässä blogikirjoituksessa ajattelin kertoa omaa näkemystäni auditoijan perspektiivistä niistä tyypillisimmistä toimintamalleista, joita yrityksissä esiintyy ennen auditointia, auditoinntin aikana ja auditoinnin jälkeen. Ja toisaalta haluan antaa vinkkejä siihen millä tavoin näistä mahdollisesti negaativista tuntemuksista voisi päästä eroon.

auditointi-tilanne

Miksi tarkastukset ja auditoinnit tuntuvat niin hankalilta? Ensimmäisenä nostaisin esiin asenteen. Arviointi, nimensä mukaisesti, saattaa herättää henkilökohtaisia tuntemuksia. ”Minun työtäni tullaan arvioimaan, minua arvioidaan.” Tosiasiallisesti arvioinnin suorittaja katsoo jokaista yksilöllekkin esitettyä kysymystä koko yrityksen näkökulmasta. Mitä vastaus kertoo yrityksestä ja sen tavasta toimia. Yrityksen kannalta tarkoituksena ei ole löytää virheitä vaan tehdä huomioita toiminnasta suhteessa arvioinnin tai tarkastuksen viitekehykseen. Toki tarkastuksessa esiin tulevat huomiot ovat tärkeitä myös yrityksen kehittymisen kannalta. Jos niin sanottuja poikkeamia löytyykin, on tarkastajankin vastuulla tarvittaessa ohjata yritystä, jotta se kykenee poikkeaman hoitamaan ajoissa ja asianmukaisesti kuntoon. Auditoija ei ole konsultoija, todetaan usein, mutta mielestäni ei ole oikein jättää yritystä yksin auditointi poikkeamien kanssa. Vinkkejä siihen miten poikkeama suljetaan saa ja pitää kysyä. Uskon, että jokainen auditoija tai tarkastaja toivoo auditoitavan yritysen läpäisevän tarkastuksen ilman suuria poikkeamia. Mikäli tästä poikkeavia tuntemuksia tulee tarkastuksen aikana, nämä kannattaa ottaa puheeksi joko tarkastajan tai hänen esimiehensä kanssa.

Kuormitamme itseämme ja yritystämme suotta juuri ennen tarkastuksia ja auditointeja. Ensimmäinen kuormittava tekijä on tarkastukseen sisältyvän dokumentaation päivitys hetki ennen tarkastusta. Huomattavasti helpompaa olisi jos dokumentaation säännöllinen päivittäminen on ajastettu tasaisin väliajoin pitkin toimintavuotta / toimintavuosia. Tämä on tarkastajallekin positiivinen signaali, kun hän huomaa, että dokumentit todella elävät, niistä löytyy henkilöstön lukukuittaukset sekä todisteet versioinneista ja päivitykistä. Mitään korulauseita ja proosaa ei dokumentteihin kannata kirjata, vaan kuvata toimintaa yksinkertaisesti sellaisena kuin se on.

Toinen mitä  hetkeä ennen tarkastusta saatetaan päivittää ovat yrityksen toimintaprosessit. Jokin toiminto on saattanut muuttaa jo hyvän aikaa sitten muotoaan tai sen rinnalle on tullut uusia prosesseja, mutta näitä ei ole päivitetty tai kuvattu. Tämä on huono signaali siitä syystä, että perimmäisenä ajatuksena laadunhallinnassa on se, että mikäli toiminta ja prosessit muuttuvat tulee nämä kouluttaa ja tiedottaa ensitilassa henkilöstölle. Jos siis prosessikuvaukset kuvaavat vanhaa tapaa toimia tai ne on päivitetty hetkeä ennen auditointia herää auditoijalla välitön mielikuva siitä, että henkilöstö ei ole ollut tästä ajoissa tietoinen, vaikkei asia välttämättä olekaan näin. Ongelma on se, että käytännössä tätäkään asiaa ei pystytä todentamaan muuten kuin kirjallisin koulutuskertomuksin, tuorein (mutta ei liian tuorein) prosessikuvauksin ja henkilöstön jäsenten kuittauksin.

Kolmas viime hetken päivitys saattaa koskea aikaisempia poikkeamia ja niiden sulkemista hetki ennen tarkastusta. Jälleen tämä ei ole kovin hyvä signaali tarkastajan tai auditoijan näkökulmasta. Tarkastajalla herää kysymys siitä, onko tarkastettava toiminta-alue kovin hyvin hallinnassa ylipäätään mikäli siihen liittyvät poikkeamat korjataan mahdollisesti vuosien kuluttua tarkastuksesta. Auditoija puolestaa pohtii samaa esimerkiksi laatunäkökulmasta, jos auditointi liittyy laatuun. Mikä on laadunhallinnan kokonaisvaltainen tilanne, mikäli poikkeamien sulkeminen katsotaan tarpeelliseksi vasta hetkeä ennen auditointia? Tällainen toiminta on reaktiivista ja lyhytnäköistä kun tavoitteena on saavuttaa yritykseen proaktiivinen ja kauaskantoinen toimintakulttuuri.

Auditoinnin ja tarkastuksen aikana saattaa tapahtua erinäisten ei päivänvaloa kestävien asioiden piilottelua. Totta on, että mitä tarkastaja tai auditoija ei näe sitä hän ei voi arvioida, mutta toisaalta jos hän ei saa kysymästään asiasta varmuutta ei sitä voi myöskään arvioida hyvässä tai pahassa. Tässä kohtaa arvoon nousevatkin yrityksen sisäiset auditoinnit, joiden aikana nämä mahdolliset piilottelua vaativat asiat tulevat ajoissa esille ja niihin voidaan puuttua ajoissa. Vaikka hetkellisesti saattaisikin tuntua siltä, että onneksi saimme tämän asian pidettyä salassa auditoijalta ei se välttämättä ole kovin kestävää ajattelua noin yleisesti yrityksen kannalta. Tällöin pitäisi pysähtyä ja kysyä, miksi on tarpeen pitää asioita salassa ja piilossa? Pitäisikö toimintaa muuttaa siten, että mitään salailua ei tarvita vaan toimintamme on tarkistettavissa milloin tahansa ilman ennakkovaroitusta?

Asioiden kaunistelua tapahtuu myös usein, kun huomataan että auditoija on saamassa selville mahdollista puutetta yrityksen toiminnasta suhteessa auditoitavaan viitekehykseen. Pieni valkoinen valhe ei ole hyvä juttu auditoinneissa ja tarkastuksissa, ”valheella on lyhyet jäljet” pitää hyvin paikkansa myös tässäkin kohtaa. Ehkä tämä tarkastaja ei huomaa sitä, mutta seuraava voi jo huomata ja mikä pahinta teidän asiakkaanne, työntekijänne tai muut sidosryhmänne voivat huomata asian paljon ennen mitään tarkastuksia. Jos jotakin asiaa pitää kaunistella tai suorastaan valehdella siitä, on hyvä pohtia mikä on oma motiivi tällaisen toiminnan taustalla. Olisiko kuitenkin parempi tunnustaa asioiden todellinen laita, ottaa vastaan mahdollinen poikkeama, saada ohjeita poikkeaman korjaamiseen ja kehittää toimintaa, jotta se jatkossa vastaa sille asetettuja vaatimuksia. Jos lähdemme kaunistelun tielle huijaamme lopulta vain itseämme, kuvittelemme asioiden olevan hyvin vaikka puutteita tosiasiallisesti olisikin. Ennemmin tai myöhemmin nämä puutteet tulevat esille.

Resurssien mitoitus tarkastus hetkeen sopivaksi on myös mielenkiintoinen ilmiö. Auditoijana olen huomannut yrityksissä valtavaa kuhinaa auditointi hetkillä. Valitettavasti tämä vain on toisinaan saattanut osoittautua teatteriksi. Henkilöstön lokitietoja seuratessa on löytynyt viitteitä siitä, että normaalisti arki pyörii alimitoituksella mikä on ongelmallista etenkin sosiaali- ja terveysalalla. Oikealla ja riittävällä resurssoinnilla taataan ensisijaisesti asiakasturvallisuus ja toiminnan laadukkuus. Herää kysymys tälläkö katetaan kilpailuksien voittamiseen johtaneet alhaiset hinnat? Eräänlaista valehtelua ja viranomaisen harhauttamista siis tämäkin, laatuperspektiivin ja turvallisuuden unohtamisesta puhumattakaan.

Auditoinnin ja tarkastuksen jälkeen ensisijainen huomio keskittyy usein poikkeamiin ja niiden sulkemiseen. Nämä toki ovatkin tärkeitä ovathan ne asioita joiden on oltava kunnossa, jotta yritys täyttää toiminnalle asetetut vaatimukset tai esimerkiksi standardin tuomat vaatimukset. Silti poikkeamien lisäksi olisi hyvä miettiä jatkotoimenpiteet tarkastuksen tai auditoinnin aikana tulleille huomioille. Valitettavan usein huomiot unohtuvat kehityskohteista ja jo seuraavalla tarkastuskerralla nämä ovat voineet kehittyä poikkeamiksi. Vaikkei näistä voisikaan tulla poikkeamia tulevaisuudessakaan ovat huomiot kuitenkin asioita joilla yritys voi viedä toimintansa laatua taas uudelle tasolle. Huomiot voivat olla myös käytännöllisiä vinkkejä, jotka helpottavat tai nopeuttavat tietyn toiminnon suorittamista mikä taas tuo selkeää parannusta yrityksen arkeen.

Toimialasta riippumatta on selvää, että jokaisen yrityksen olisi hyvä muodossa tai toisessa harjoittaa oman toiminnan itsearviointia. Se on yksinkertaisin ja halvin tapa tehostaa prosesseja, havaita ajoissa virheitä prosesseissa, pitää huolta maineesta, päästä kiinni kehitystoimia vaativiin kohteisiin, edistää laatua ja mikä parasta valmistautua ulkoisiin auditointeihin ja tarkastuksiin. Arviointia voi harjoittaa itsenäisesti, vertaisarviointeina, sisäisen arviointi ryhmän avulla tai ulkopuolisen arvioijan toimesta. Ulkopuolisen tekemät tarkastukset ja auditoinnit ovat aina oivia tilaisuuksia saada kehitysehdotuksia tarkastuksen kohteesta ilman stressiä ”virallisista” poikkeamista. Näin maailman muuttuessa onkin hyvä miettiä, mitkä ovat ne omat keinot jolla toimintaa voidaan kehittää yhä läpinäkyvämpään suuntaan. Ruotsissa esimerkiksi ulkoiset tarkastukset terveyspuolella voivat tapahtua täysin yllättäen ja ilmoittamatta, jolloin ainoa tapa toimia on läpinäkyvä ja määrätietoinen asioiden hoitaminen oikea-aikaisesti. Olisitteko te valmiita tähän, jos tarkastaja saapuisi tänään yrityksenne pihaan ilmoittamatta?