Menivätkö sote-alalla laatujärjestelmät pesuveden mukana?

 

tavoitteiden asettaminen

En malttanut olla tarttumatta aiheeseen, joka on tärkeä osa omaa ammatiosaamista. Halusin tarttua aiheeseen, joka on noussut esille viimeaikaisten hoivayritys kohujen jälkeen. Näissä lehtiartikkeleissa on haastettu sitä, ovatko yritysten ostamat laatusertifikaatit takeita laadukkaasta toiminnasta. Kummastusta on erityisesti herättänyt se, että sekä Attendon, että Esperi Caren viimeisimmät laatusertifikaatit on myönnetty kohtuullisen vähän aikaa sitten. Olen itse ollut mukana lukuisissa sertifiointiauditoinneissa niin auditoijana kuin auditoitavanakin ja näistä olen oppinut sen, että asiat ovat kuten niiden kerrotaan olevan. Seuraavissa kappaleissa kerron hieman tarkemmin mitä tarkoitan tällä.

Ihan ensimmäisenä haluan sanoa muutaman sanan ISO 9001 laatujärjestelmästä nimenomaan arviointinäkökulmasta. ISO 9001 on aikanaan rakennettu istumaan valmistavan teollisuuden tarpeisiin. Toki järjestestelmää on päivitetty vuosien saatossa siten, että se istuu entistä paremmin myös palvelualan yrityksiin. Tänä päivänä se on tunnetuin laatujärjestelmä ja siten sen asema on vakiintunut vahvaksi. Se sisältää vaatimuksia, jotka läpileikkaavat yrityksen koko sen toiminnan laajuudelta. Se on siis oiva tapaa varmistaa kokonaisvaltaisesti se, että laadunhallintaan liittyvät eri elementit on otettu varmasti huomioon. Vaikka näin on, on järjestelmän taustalla edelleen tänäkin päivänä mekanismeja, jotka yksinkertaisesti toimivat paremmin ympäristössä, jossa puhutaan esimerkiksi siitä onko tuote tai tuotantoerä ollut virheellinen, kuin, että puhuttaisiin siitä miten laadukkaasti on tuotettu palveluita ihminen ihmiselle. Ainakin arviointinäkökulmasta on paljon helpompi arvioida numeroita suhteessa tavoitteisiin, kuin osin subjektiivisia kertomuksia ja niihin liittyviä asiakirjoja.

 

purpose

Siinä vaiheessa kun laatusertifikaatti myönnetään yritykselle, käydään jokainen vaatimuskohta sertifiointiauditoinnissa läpi, ja kun otannan perusteella saadaan suhteellisen hyvä kuva yrityksen toiminnasta ja sen vaatimustenmukaisuudesta yritykselle myönnetään laatusertifikaatti. Tässä kohtaa haluan kuitenkin korostaa sitä, että eihän auditoinnin läpäiseminen vielä tarkoita sitä, että yritys tosiasiassa tuottaisi erinomaista laatua. Se tarkoittaa sitä, että yritys on läpäissyt sertifikaatin minimivaatimukset. Erinomaisuus taas tulee yrityksestä itsestään, siitä, että halutaan tehdä asiat vielä paremmin kuin mitä esimerkiksi yksikään sertifikaatti vaatii. Tämä puolestaan tarkoittaa sitä, että yrityksessä on tehty omia määrityksiä ja korkeita tavoitteita laadulle ja laadun merkitys on tärkeäksi koettu koko organisaatiossa.

Ensimmäisen sertifiointiauditoinnin jälkeen sertifikaatti uusitaan (tai ollaan uusimatta) kolmen vuoden välein tapahtuvissa auditoinneissa. Tällöin ei kuitenkaan oikeastaan millään pystytä käymään syvällisesti läpi jokaista vaatimuskohtaa vaan yleisenä tapana on keskittää fokus muutamiin tärkeimpiin vaatimuskohtiin sekä asioihin, jotka ovat nousseet esille esimerkiksi yrityksen omissa sisäisissä auditoinneissa. Samoin tutustutaan yrityksen poikkeamien ja reklamaatioiden hallintaan ja asioihin, jotka yritys itse nostaa esille. Todella harvassa on kuitenkin ne yritykset, joilla on kanttia tuoda esille havaitsemansa epäkohdat auditoijalle. Kyllä tämä pääasiassa valitettavasti menee niin, että auditoijan huomio pyritään kiinnittämään kaikkialle muualle paitsi sinne, missä ongelma tosiasiassa on. Reklamaatioidenkin suhteen auditoijalla harvemmin on aikaa käydä läpi jokaista yrityksen saamaa reklamaatiota (ellei niitä ole tullut todella vähän), vaan yleensä auditoija ottaa muutaman reklamaation ja lähtee sitten tarkastamaan millä tavalla yritys on reklamaation hoitanut, mitä muutoksia toimintaan on tehty reklamaation jälkeen eli käytännössä siis, onko tilanne selvitetty hallitusti ja onko sillä ollut vaikutusta yrityksen toimintaan.

Mikä jäi ehkä itseäni eniten häiritsemään artikkeleissa oli se, että tuntui siltä niin kuin sertifiointi maksettuna palveluna olisi jotenkin huono juttu ja veisi pohjaa sertifioinnin arvolta. Totta tietysti on, että jokainen meistä yrittäjistä ja yrityksistä haluaa pitää maksavan asiakkaan tyytyväisenä, mutta ei se silti tarkoita sitä, että millä tahansa toiminnalla läpäistään auditoinnit. Toki auditoijan omalla taustalla on merkitystä. Mikäli toimialatuntemusta ei ole, eikä esimerkiksi ole tarkkaa tietoa vaikkapa viranomaisvaatimuksista ja siten esimerkiksi hoitajamitoituksista saattaa tällainen asia päästä läpi auditoinneissa. Toinen asia on sitten se, että esitetään esimerkiksi sellaisia työvuorolistoja joissa on haamuhoitajia, silloinhan paperilla näyttää, että tilanne on kunnossa ja jos vielä paikan päälläkin on auditointihetkellä oikeamäärä ihmisiä ei auditoija voi muuta kuin luottaa siihen, että tämä on todellisuus. Ei auditoijallakaan ole mitään valheenpaljastustunnistinta ja lähtökohtaisesti auditoitavan sanaan luotetaan. Samoin auditoija ei saa koskaan tehdä päätelmiä oletuksien perusteella, vaan ne tapahtuvat aina faktaperusteisesti.

Tähän loppuun haluan sanoa vielä, että jokainen laatujärjestelmä on tasan niin hyvä kuin sitä käyttävä yritys. Järjestelmä ei elä itsellään, ja jos siitä haluaa hyötyä vain sen takia, että saadaan sertifikaatti tai laaduntunnustus seinälle voidaan todeta jo suoraan, ettei tällaisessa tilanteessa voida puhua tosiasiallisesta hyvästä laadusta. Auditointi on vain jäävuorenhuippu. Todellisen laatujärjestelmän voima punnitaan arjessa ja siinä miten sen avulla on muokattu palveluita siten, että talous ja asiakaslähtöisyys ovat punteissa tasan.

Mainokset

Ajatuksia SOTE laadun kehittämiseen

 

laatunainen

Viimeaikoina on puhuttu paljon yksityisten ja jonkin verran myös julkisten palveluntuottajien laadusta sosiaali -ja terveyspalveluissa. Meitä kansalaisia on puhuttaneet poikkeamat potilas -ja asiakasturvallisuudessa, laadussa, valvonnassa ja resursseissa. Henkilökohtaisesti olen pahoillani, että eteen täytyi tulla näin vakavia asioita ennen kuin laadusta puhutaan siinä mittakaavassa, kuin siitä olisi pitänyt puhua jo vuosikausia sitten. Sillä laatu on tärkeä tai vielä paremmin, se on elinehto asiakaslähtöisiä palveluita tarjottaessa. Laatu on sikälikin tärkeä, että sen merkitystä on korostettu lainsäädännössäkin. Esimerkiksi laissa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista korostetaan sitä, että sosiaalihuollon asiakkaille palveluita tuottavien on kehitettävä palvelun laatujärjestelmiä systemaattisesti yhä paremmin toimiviksi. Käytännössä tämä tarkoittaa siis sitä, että jo lainkin puitteissa palveluiden tuottajilla odotetaan olevan käytössään laatujärjestelmä.

Ymmärrän kyllä, että monille myös laatutyön tekeminen on resurssikysymys, sillä resursseja ei liiemmälti ole muuhun kuin käytännöntyöhön. Laatu on kuitenkin varsin suoraviivaista sitä joko on tai sitä ei ole. Vaikka yritys tekisikin käytännössä hyvää laadukasta työtä, mutta ei pysty sitä ulkopuolisille aukottomasti osoittamaan, ei laatua silloin ole olemassa muualla kuin meidän mielikuvissa. Ja mitä taas resursseihin tulee, laatua ei pitäisi nähdä minään ylimääräisenä tehtävänä vaan siten, että se on sisäänrakennettu päivittäisiin palveluprosesseihin. Resursseja ei saisi vetää niin tiukille, että niissä ei ole varattu omaa ajankohtaa myös laatuun liittyvien asioiden hoitamiselle. Laatutyölle varataan aikaa samalla tavalla, kuin varaamme aikaa myös esimerkiksi hallinnollisille tehtäville. Tiedän jo sanoessani, että tämä on helpommin sanottu kuin tehty, mutta yhtä kaikki, vain tällä tavoin pystytään tuottamaan vaikuttavia ja laadukkaita palveluita.

deming

Haastankin teitä pohtimaan seuraavia kysymyksiä:

  • Millaisia palveluita yritys on luvannut tuottaa ja millaisia palveluita se konkreettisesti tuottaa?
  • Millaista tunnuslukujen seurantaa on luvattu tehdä ja mitä tosiasiassa seurataan?
  • Kuinka usein asiakkaiden tai heidän omaistensa on suunniteltu olevan mukana laatutyössä ja kuinka usein he ovat oikeasti osallistuneet laatutyöhön?
  • Kuinka usein asiakkailta on suunniteltu pyydettävän palautteita ja kuinka usein palautteita on tosiasiassa pyydetty?
  • Onko yrityksen johtamiseen ja vaatimustenmukaisen toiminnan harjoittamiseen liittyviä asiakirjoja päivitetty säännöllisesti vai hyvin harvoin jos ollenkaan?
  • Vastaavatko asiakirjat ja prosessikuvaukset arkea ja yrityksen nykytilaa?
  • Kuinka varma olet siitä, millaisia palveluita yritys tuottaa ja miten pystyt osoittamaan tämän kysyttäessä?
  • Onko yritykselle määritelty tavoitteita ja seurataanko näiden toteutumista säännöllisesti?
  • Arvioidaanko yrityksen toimintaa niin sisäisesti, kuin ulkoisestikin?
  • Osallistuvatko henkilöstön jäsenet yrityksen kehittämiseen ja kuunnellaanko heidän mielipidettään?

Jos olet hieman epävarma vastauksissasi on tämä signaali siitä, että laatutyön nykytila kannattaisi kartoittaa ja lähteä pohtimaan suuntaviivoja laadun eteenpäin viemiseksi. Pohdinnan aikana kannattaa myös miettiä toisiko laatujärjestelmä kaivattua ryhtiä toimintaan ja auttaisiko se jäsentämään paremmin laatukokonaisuutta?

Lopuksi vielä laadun kannalta merkittävimpiä kulmakiviä, jotka omalta osaltaan auttavat varmistamaan palveluiden laadun:

  • Strategian laatiminen ja sen päivitys
  • Yrityksen arvomaailman näkyväksi tekeminen
  • Prosessien laatiminen ja niiden päivitys
  • Asiakaslähtöisyyden varmistaminen ja asiakkaiden mukaan ottaminen palveluiden kehittämiseen
  • Toiminnan systemaattinen ja vuosittainen suunnittelu. Asiat eivät tapahdu sattumalta vaan siten, kuin olette ne suunnitelleet
  • Toiminnan arviointi ja arviointiprosessin määrittäminen
  • Tavoitteiden asettaminen ja niiden säännöllinen seuraaminen
  • Uudistuminen ja kehittyminen, aallonharjalla on paljon helpompaa kuin aallon pohjalla
  • Henkilöstön tyytyväisyyden ja jaksamisen varmistaminen
  • Poikkeamien ja häiriötilanteiden suunnitelmallinen hallinta
  • Riskien määrittäminen

lord kelvin

Katsaus sote kulissien taakse: Vallankäyttöä ja toimintaedellytysten riistoa

Terveys

Olen asialleni omistautunut yrityskehittäjä, haluan nähdä aina mahdollisuuksia siellä missä niille ei juuri ole annettu edellytyksiä. Haluan luoda uskoa yrittäjille siitä, että he pystyvät pienilläkin resursseilla rakentamaan sote yrityksistään menestyviä ja kustannustehokkaita. Haluan kertoa, että laatujärjestelmät ovat mahdollisia ihan kaikille, kunhan toiminnot pilkotaan riittävän pieniksi ja järkeviksi asiakokonaisuuksiksi. Haluan rakentaa yrityksien kanssa yhteistyössä heille sellaista tietopohjaa, joiden avulla he menestyvät kilpailussa. Haluan uskoa muutoksiin, siihen, että muutokset tuovat mahdollisuuksia kaikille toimijoille sote-alalla. Sillä näinhän sen piti olla, eikö niin?

Tänäänkin olen saanut kouluttaa sote-alan yrittäjiä. Moniammatillisen sote-yrittäjistä koostuvan joukon kanssa tutustuimme tänään asiakashallintaan ja palveluprosessien kehittämiseen, ja tuon koulutuksen aikana tapahtui jotain mitä en olisi uskonut, että minulle enää tämän kouluttaja kokemuksen jälkeen tapahtuisi. Minä hämäännyin, menin vaisuksi ja jouduin totemaan, että minusta tuntuu hullulta puhua tästä koulutuksen aihepiiristä sillä kehittäminen ja eteenpäin meneminen, asiakasnäkemyksen vahvistaminen ja asiakkaan näköisten palveluiden toteuttaminen on nykyisellään tehty lähes mahdottomaksi. Lukijani, joka et välttämättä tunne sote-alaa saatat kummastella, kuinka tämä on mahdollista? Eikö juuri nyt, ja parasta aikaa olla rakentamassa kansalaisten näköisiä sosiaali -ja terveyspalveluita? Niin, niin sen pitäisi olla, mutta totuus on tarua ihmeellisempää. Kerron teille muutaman esimerkin.

Tälläkin hetkellä Suomessa on käynnissä tai päättymässä useita kilpailutuksia, jotka koskevat sosiaali -ja terveyspalveluiden tuottamista. Näissä kilpailutuksissa kilpailuttaja valitsee palveluiden toteuttajat, jotka pääsevät palveluita toteuttamaan, ehkä… Jo pitkään kilpailutukset ovat olleet varsin kirjavia, kuten myös niissä esitetyt vaatimukset ja painotukset. Koskaan ei ole kuitenkaan laatua ajettu niin alas kuin se tällä hetkellä on ajettu. En ole aiemmin kuullut niin räikeistä yliluonneistä, kuin nyt kuluneena syksynä käynnissä olleissa kilpalutuksissa on nähty. Rivitolkulla vaatimuksia joihin sote-alan mikroyrittäjien on erittäin vaikea ellei mahdoton vastata sellaisenaan olemassa olevilla resursseillaan.

Kilpailutuksissa on ollut suoranaisia laskennallisia virheitä, asiakkaan oikeuksia ei suinkaan olla edistetty vaan niitä on jopa vähennetty ja kokonaisia palvelumalleja ja osaamispääomaa ollaan kilpailutuksien ansiosta ajamassa alas. Hulluinta tässä kaikessa on se, että vaikka näistä kilpailutuksista on tehty oikaisupyyntöjä, valituksia ja konkreettisesti esitetty niissä olevia laskennallisia virheitä vain muutamia kilpailutuksia on vedetty takaisin. Kukaan, korostan KUKAAN ei ota vastuuta siitä, että asioihin puuttuttaisiin silloin kun niistä tehdään virallisia kanteluita vaan päinvastoin vedotaan resurssipulaan tai siihen, että teknisesti ottaen kilpailutuksessa ei ole mitään virhettä tapahtunut. Entäpä jos kilpailutus nyt lähtökohtaisesti on vain täysin järjetön? Mihin katosi vastuu kansalaisten hyvinvoinnista? Sillä se totisesti on nyt vaakalaudalla tällaisten kilpailutusten lopputuloksena!

Missä ovat tekijät ja vastuunkantajat kun heitä eniten kaivattaisiin? Minun täytyy vakavasti esittää kysymys, eikö ketään kiinnosta? Lähes joka ikinen sote-alaan kuuluva yksityisyrittäjä ja järjestö niin sosiaalipalveluiden kuin terveyspalveluidenkin puolella elää parasta aikaa todennäköisesti yrittäjäuransa haastavinta aikaa eikä apua saa mistään. Ammattijärjestöt, paikalliset sote-hankkeet ja yrittäjä kollegat ovat ainoita, jotka tukevat, mutta tukikaan ei pidemmällä tähtäimellä riitä mikäli yrityksen toimintaedellytykset riistetään vallankäytöllä. Miten tähän hulluuteen saadaan stoppi? Kuka palauttaisi yrittäjien uskon siihen, että tulevaisuus on täynnä mahdollisuuksia ja, että tulevaisuudessa he pääsevät palvelemaan asiakasta ja toteuttamaan vaikuttavia palveluita siinä mittakaavassa missä he haluaisivat niitä toteuttaa jos he siihen vain saisivat mahdollisuuden.

Tämä teksti syntyi tunteella, mutta niitä totisesti tähän päivään sisältyi yhdessä suuren huolen ja turhautumisen kanssa!

Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 3 Toimintatapojen uudistaminen

Tässä blogikirjoituksessa puhutaan ennen kaikkea sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisestä sillä se vaatii monimuotoisuutensa osalta hieman enemmän esimerkiksi asiakastietoon liittyvää määrittelytyötä verrattuna terveydenhuoltoon. Kuitenkin tässä kirjoituksessa kuvatut asiat ovat yhtälailla sovellettavissa myös terveydenhuollon palveluita toteuttavien keskuudessa. Huomionarvoista toimintatapojen uudistamisen kannalta on se, että se on ehdottomasti työläin vaihe koko Kanta-palveluiden käyttöönotossa. Siksi siihen kannattaa varata aikaa, resursseja ja avointa mieltä.

Mitä sosiaalihuollon asiakastiedon käyttöönotto tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että käyttöönoton jälkeen jokainen kirjaus tehdään yhdenmukaisesti samaa kirjaamistapaa ja mallia noudattaen. Tietojärjestelmiltä tämä vaatii yhtenäisiä tietomäärittelyjä. Koska sosiaalihuollon kenttä on lajaa on eri palvelutehtävien tarpeisiin mallinnettu juuri niitä koskevat asiakastiedot ja asiakirjarakenteet.

värikynä

Miksi asiakaskirjaaminen halutaan yhtenäistää? Yhtenäisestä kirjaamisesta puhutaan paremmin termillä määrämuotoinen kirjaaminen. Järjestelmään kirjattavan tiedon tulee olla määrämuotoinen, jotta se voidaan tallentaa rakenteisessa muodossa valtakunnalliseen Kanta-palveluun. Rakenteinen muoto luo puolestaan edellytykset siihen, että tietoa voidaan käyttää uudelleen, joko toisen asiakirjan pohjana tai tilastollisissa tarkoituksissa.

Toistaiseksi THL:n sivuilla on nähtävissä suunnitellut asiakirjarakenteet excel muodossa, näihin kannattaa tutustua ainakin oman toimialan osalta. Nämä excelit eivät ole tarkoitettu kirjaamispohjiksi vaan näiden pohjalta on tarkoitus muodostaa varsinaiset kirjaamisalustat sähköisiin asiakastietojärjestelmiin. Tuoreimmat asiakirjarakenteita kuvaavat excelit löydät seuraavan linkin takaa: Asiakirjarakenteet

Sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietojen hallinta sähköisessä järjestelmässä alkaa siinä vaiheessa kun hänet kirjataan ensimmäisen kerran tietyn palveluyksikön asiakkaaksi. Tämä asiakkuus muodostaa asiayhteyden asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilöstön välille. Seuraavaksi määritellään mihin palvelutehtävään asiakkuus kuuluu. Palvelutehtävä aloitetaan ja lopetetaan aina tietoisella päätöksellä. Asiakkuudelle täytyy siis olla aina peruste, kuten myös asiakkuuden lopettamiselle. Esimerkiksi todetaan, että sijoitetun lapsen huostaanotto puretaan, tällöin tehdään tietoinen päätös asiakkuuden lopettamisesta. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei kyseisellä asiakkaalla ole muita aktiivisia palvelutehtäviä. Henkilö on siis sosiaalihuollon asiakas silloin kun hän on asiakkaan yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä. Asiakkuus alkaa kun vireille tullutta asiaa aletaan käsittelemään. Sosiaalihuollon asiakkuuksia hallinnoidaan asiakkuusasiakirjoilla. Nämä asiakirjat sisältävät tietoja esimerkiksi siitä mitä eri asiakkuuksia henkilöllä on palvelunantajan palveluyksiköissä.

Uusiin asiakirjarakenteisiin tutustumisen ohella seuraava tärkeä mietinnän aihe on käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksien määrittely on tärkeää etenkin siitä syystä, että sosiaalihuollossa käsitellään arkaluonteisia ja salassapidettäviä tietoja. Sosiaalihuollon asiakkaan tietoja saa käsitellä vain ammattihenkilö asiakkaan asioiden aktiivisen käsittelyn aikana ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen asiakkaan asioiden hoitamisen kannalta. THL on antanut erityisen määräyksen käyttöoikeuksien määrittelyyn liittyvistä perusteista: THL määräys käyttöoikeuksista. Palveluntuottajan on siis käytännössä määriteltävä käyttöoikeudet ja niiden eri tasot kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka käsittelevät asiakastietoja. Käyttöoikeudet on määriteltävä siten, että työntekijä näkee vain sellaiset tiedot, joita hän tarvitsee työtehtäviensä hoitamiseen. Käyttöoikeudet ja niiden hallinta tapahtuu käytännössä asiakastietojärjestelmässä, esimerkiksi pääkäyttäjän toimesta.

Seuraava tehtävä on tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelman laatiminen. Tämän omavalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että jokaisella Kanta-palveluihin liittymistä suunnittelevalla on olemassa asianmukaiset tietosuoja -ja tietoturvakäytännöt jo hyvissä ajoin ennen varsinaista liittymistä. Omavalvonnan tavoitteena on suojata arkaluonteisia asiakastietoja ja toisaalta myös varmistaa käyttöympäristön asianmukainen tietoturva. Tietoturvan ja tietosuojan omavalvonnan toteuttamisen velvoitteet on kuvattu myös asiaan liittyvässä lainsäädännössä. Osa tietoturva ja tietosuojavaatimuksista liittyy Kanta-palveluiden käyttöön, mutta osa puolestaan kuvaa puhtaasti palveluntuottajan omaa käyttöympäristöä ja esimerkiksi varautumista ja kouluttautumista.

Seuraavassa Kanta kirjoituksessa puhutaan teknisestä valmistautumisesta.

Kohtaamisia ja eroja

Alla on teksti, jonka kirjoitin erään vuoden mittaisen yhteistyön jälkeen. Tunteet olivat ristiriitaisia silloin, ja edelleenkin tuon hetken tunnelman voi käsin koskea.

feather-967367_1280

Kun näen lapsen silmista ja ilmeestä, että nyt pelottaa. Kun ikävä on jo läsnä, vaikkei vielä olla edes erottu. Mielessäni sanoja, joita suunnittelen sanovani, mutta jo ennen niiden lausumista ääneen tietää, ettei puheesta ole mitään hyötyä. Että kaikki sanottava on sanottu. Tietäen että se, minkälaisen matkan lapsi aloittaa, on jo lähtökohtaisesti huono. Kun ei tarvitse ennustajan kykyjä tietääkseen, ettei tarina muutu onnellisemmaksi tai paremmaksi.

Minä annoin sinulle vuoden, sinä annoit minulle vuoden. Meidän polkumme kohtasivat hetkeksi, kuljimme rinnakkain pienen matkan. Välillä polkumme menivät ristiin, välillä törmäilimme toisiimme, olimme toistemme tiellä, vedimme toinen toistamme perässä, tuupimme eteenpäin. Ja lopulta polkumme eroavat lopullisesti omiin suuntiinsa.Silti me väitämme, että tuolla hetken matkalla jää myös jälkiä. Muistoja, jotka haalistuvat, muitoja, joiden vaikutus ei lakkaa. Muistoja joiden soisi unohtuvan ja muistoja, joita ilman ei tapahtuisi muutosta, joka on väistämätöntä. Polkujen kohtaamisia tapahtuu elämän varrella paljon. On tasaisia, selkeitä leikkauspisteitä ja on todellisia solmukohtia.

Kiitos matkaseurasta lapsi. Tervemenoa tulevaisuuteen,joka on sinun omasi, sinun näköisesi. Toivottavasti seurassani sait jotain mukavaakin muisteltavaa matkallesi, ettei kaikki peity ankeuden alle pimentoon. Vaikka siirrytkin polullasi etäämmälle minusta, kuljethan silti edelleen samaan suuntaan?

 

Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 2 Esivalmistelut

dokumentit

Kuten mikä tahansa muukin kehitystyö, myös Kanta valmistelut lähtevät liikkeelle nykytilakartoituksesta. Yrityksen tulee selvittää millaisia sen nykyiset organisaatiotavat ovat henkilötietojen käsittelyn, kirjaamisen, raportoinnin ja arkistoinnin osalta. Kirjaamisen osalta yrityksen tulee myös selvittää millaista eri tietoa kirjaamisen yhteydessä kerätään, mitä kirjataan, miten kirjataan, kuinka usein kirjataan, kuka kirjaa, kenestä kirjataan ja lopulta kuka kirjaamisia katselmoi ja kenelle lopullinen tuotos päätyy. Joissakin tapauksissa olisi hyvä istua alas ja pohtia myös kirjaamisen laatua, kenelle ja kenen vuoksi kirjaamista lopulta tehdään? Kaiken keskiössä on asiakas, mutta toisinaan kirjaamisesta on saattanut tulla pakollinen keino, jolla osoitetaan maksajille tehdyn työn tulokset ja unohdetaan esimerkiksi kirjoitusasun osalta se, että sen tulisi tukea myös asiakkaan tilannetta. Siksi kirjaaminen tulisi aina enisijaisesti tehdä sillä kielellä, jota asiakas puhuu ja ymmärtää.

Käytännössä yrityksen kannattaa muodostaa nykytilakartoituksesta listaus esimerkiksi excel taulukkoon, johon jokaisen eri kirjaamistyypin osalta kuvattaisiin edellä mainittuja asioita. Taulukko voi näyttää esimerkiksi seuravalta:

Asiakirja nykytila

Nykytilakartoituksen tarkoituksena on kartoittaa mitä eri asiakirjoja yrityksessä syntyy asiakkaaseen liittyen ja toisaalta mitkä näistä tiedoista on tarkoitus siirtää Kanta-palveluihin. Samalla tulee selvitettyä se mihin eri tietojärjestelmiin ja asiakirjoihin asiakastietoja kerätään. Tämä auttaa myös mahdollisten turhien välivaiheiden ja tiedostojen siivoamista ja muutostarpeiden arvioimista.

 

it

Seuraavaksi yrityksen tulee selvittää tietojärjestelmä tilanne. Onko käytössä Kanta yhteensopiva järjestelmä ja onko se läpäissyt Kelan yhteistestauksen. Mikäli järjestelmä ei vielä ole integroitu Kanta-palveluihin yrityksen tulee selvittää millä aikataululla järjestelmätoimittaja integroi järjestelmän Kanta-palveluihin. Pelkkä Kanta yhteensopiva järjestelmä ei ole riittävä taso vaan yrityksen on huolehdittava kokonaisvaltaisesti myös yrityksen sisäisestä tietoturvasta ja tietosuojasta sillä järjestelmä itsessään ei takaa vielä asiakastiedon turvallista käsittelyä.

 

aalto

 

Kirjaamisen, asiakirjojen ja niiden arkistoinnin sekä tietoturva-asioiden selvittämisen jälkeen yrityksen tulee päättää mikä on sen aalto, jossa Kanta-palveluihin liitytään. Kun yritys on valinnut ja ilmoittautunut mukaan haluamaansa käyttöönotto aaltoon kutsutaan se tämän jälkeen mukaan THL:n ja Kelan toteuttamaan valmistelukokoukseen. Jotta luonteva käyttöönotto voidaan varmistaa valmistelukokoukseen osallistuminen on välttämätöntä.

 

Plan

 

Sosiaalihuollon arkaluonteisen toiminnan vuoksi Kanta-palveluihin liittyminen ja ylipäätään asiakastietojen käsittely vaativat taustalleen hallitun ja valvotun tietojenkäsittelyprosessin. Tätä prosessia tukeakseen yritys tarvitsee suunnitelmia, joiden toteutumista tulee myös valvoa. Jotta paketti pysyy kasassa yrityksen olisi hyvä laatia seuraavat suunnitelmat:

  • Projektisuunnitelma, jossa huomioidaan myös mahdolliset toimintatapojen muutostarpeet teknisen valmistautumisen ohella
  • Tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelma
  • Häiriö -ja poikkeustilannesuunnitelma. Tämä tulee laatia ja sisäistää toimintatapojen osalta ennen tuotantokäytön aloittamista
  • Koulutussuunnitelma, jossa kuvataan kouluttautumisen ohella se miten toimintatapojen uudistaminen on tarkoitus käytännössä toteuttaa. Samoin kouluttautumista suositellaan kirjaamis -ja tietojenkäsittelytaitojen osalta. Asiakastyötä tekevillä tulee olla myös riittävä osaaminen Kanta-palveluiden osalta
  • Viestintäsuunnitelma: Mahdollisen projektiryhmän sisäinen viestintä, yrityksen sisäinen viestintä ja ulkoinen viestintä maksajille, viranomaisille ja asiakkaille
  • Arkistonmuodostussuunnitelma niiden asiakirjojen osalta joita ei tulla tallentamaan Kanta-palveluihin

    Seuraavassa Kanta-palveluiden käyttöönotto blogikirjoituksessa kerromme tarkemmin mitkä eri asiat olisi hyvä huomioida suunnittelussa ja toimintatapojen uudistamisessa

 

Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 1 hallinnollinen käynnistäminen (sosiaalihuolto)

suunnittelu

Aloitamme kuusiosaisen blogikirjoitusten sarjan sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisen eri vaiheista. Tässä ensimmäisessä osassa kuvaamme asiaan liittyvää hallinnollista valmistautumista.

Sosiaalihuollon osalta ensimmäisen vaiheen käyttöönotto valmistelut ovat alkaneet. Ensimmäinen vaihe on vielä vapaaehtoinen, mutta ne ketkä aloittavat valmistautumisen ensimmäisessä vaiheessa suoriutuvat kevennetyin vaatimuksin pakollisesta toisesta vaiheesta. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston voivat ottaa käyttöön niin julkiset kuin yksityisetkin toimijat. Huomioitavaa on kuitenkin se, että sosiaalihuollon arkistoon liittymiseen ei vielä tässä vaiheessa ole velvoittavaa lainsäädäntöä. Jos ensimmäiseen vaiheeseen lähteminen ei tunnu vielä hyvältä, kannattaa kuitenkin tutustua mitä eri elementtejä käyttöönottoon sisältyy, jotta ne eivät ainakaan tule yllätyksenä sitten kun arkistoon liittyminen on velvoite.

Mikäli organisaatiolla on kuitenkin jo olemassa oleva tahtotila asiakastiedon arkistoon liittymisen osalta, on sen ensimmäisenä tehtävä asiaan liittyvä hallinnollinen päätös käyttöönoton suhteen. Hallinnollinen päätös tarvitaan, jotta kanta-palvelun käyttöönottoprojekti voidaan aloittaa. Käyttöönottoprojekti vaatii voimassaolevan Kanta-palveluiden asiakkuuden, jota on mahdollista hakea hallinnollisen päätöksen jälkeen.

Palvelun käyttöönottoa varten organisaation on hyväksyttävä sosiaalihuollon arkiston palvelukuvaus. Tämän lisäksi sen on ilmoitettava palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset ja tekniset tiedot. Käyttöönottoprojektin aloittamisessa on huomioitava se, että käyttöönottoprojekti on sen verran mittava, että siihen on osoitettava riittävät taloudelliset -ja henkilöresurssit. Käyttöönottoa ei voi suorittaa yksistään omantyön ohessa vaan se vaatii aikaa. Käyttöönottoon sisältyy esimerkiksi omavalvonnan tekemistä, henkilöstön kouluttamista, toimintaohjeiden laatimista, teknistä testaamista, viestinstäsuunnitelmien tekemistä ja arkistohallinnon käytäntöjen suunnittelemista.

Arkistopalvelu itsessään käsittää sähköisten sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoinnin, niiden hakutoiminnon ja arkistonhoitajan käyttöliittymän. Palvelussa voi siis arkistoida asiakirjoja, hakea sinne tallennettuja asiakirjoja, korvata ja mitätöidä asiakirjoja ja hakea asiakirjojen kuvailutietoja. Tämän palvelun käyttäjiä ovat tulevaisuudessa julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon palveluntuottajat. Toistaiseksi arkistossa olevat asiakastiedot ovat vain rekisterinpitäjän itsensä nähtävillä, sillä asiakastietoja ei tällä hetkellä luovuteta eri rekisterinpitäjien välillä puuttuvan lainsäädännön vuoksi. Kanta arkistonhoitajan käyttöliittymää käytetään puolestaan erilaisissa hallinnollisissa tehtävissä, joita voivat olla: asiakirjojen kuvailutietojen oikeellisuuden tarkistaminen käyttöönoton yhteydessä, asiakirjojen oikeellisuuden varmistaminen muutostilanteissa, esimerkiksi uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä ja mahdollisten virhetilanteiden selvitys.

Siinä vaiheessa kun organisaatio suunnittelee Kanta-palveluiden käyttöönottoa tulee sen pohtia seuraavia seikkoja:

1. Millä järjestelmällä liitytään Kanta-palveluun ja mitä palvelussa halutaan tehdä? Halutaanko tallentaa tietoja, tallentaa ja hyödyntää palvelussa olevia tietoja vai pelkästään lukea palvelussa olevia tietoja. Palveluun on siis mahdollista liittyä eri käyttötarkoituksin.

2. Mitä tietoa järjestelmään tallennetaan? Arkistoon on mahdollista tallentaa, joko ennen liittymistä syntyneitä asiakirjoja tai liittymisvaiheen jälkeen syntyneitä asiakirjoja. Organisaatio voi myös tallentaa sekä uusia, että vanhoja asiakirjoja.

3. Mitä tietosisältöä tallennetaan? Organisaatiolla on vapaat kädet sen suhteen mitä asiakirjoja se arkistoon tallentaa.

4. Minä ajankohtana liitytään palveluun? Organisaation tulee päättää mihin ennaltailmoitettuun käyttöönotto aaltoon se osallistuu. Eri aaltojen aikataulut on ilmoitettu THL:n sivuilla tiedonhallinta sosiaali -ja terveysalalla osiossa.

Seuraavassa blogikirjoituksessa kerromme tarkemmin mitä vaiheita esivalmistelut pitävät sisällään.