Laadukasta

Olen kouluttanut muutamia vuosia kirjaamiseen liittyvistä käytännöistä erityisesti Kanta-palvelu näkökulmasta. Törmään kuitenkin säännöllisesti kysymykseen ”miksi tästä asiasta puhutaan?”, ”Ainahan meillä on tehty kirjaamisia?”, ”Kyllä meillä kirjata osataan” … Kysymys ei ehkä niinkään ole siitä etteikö tehtäisi kirjauksia tai etteikö niitä osattaisi tehdä, vaan siitä millä tyylillä niitä juuri nyt tehdään.

Miksi muutosta tarvitaan kirjaamisiin?

Lähden liikkeelle siitä miten viranomaiset asian näkevät. Ensinnäkin viranomaisten näkökulmasta ongelmaksi on muodostunut se, että kirjaamiset valmistuvat organisaatioissa pääsääntöisesti hitaasti ja tästä syystä asiakkaan tilanteeseen tarvittavat tiedot eivät ole käytettävissä riittävän ajoissa, kun niitä tarvittaisiin. Toinen ongelma mihin Kanta-palvelun kautta pyritään vastaamaan on se, että asiakastiedot ovat usein ”jumissa” organisaatioiden omissa asiakastietojärjestelmissä. Silloin niiden kokonaisvaltainen hyödyntäminen eri ammattilaisten keskuudessa jää usein torsoksi ja tästä kärsii asiakkaan lisäksi myös hänen palveluprosessiinsa osallistuvat muut ammattilaiset.

Jotta asiakkaan kanssa tehty työ tulee näkyväksi tarvitaan dokumentointia ja, kun dokumentointi on läpinäkyvää turvataan samalla niin työntekijän, kuin asiakkaankin oikeusturvaa. Jotta tämä visio toteutuu, tarvitaan yhteneväisiä kirjaamiskäytäntöjä ja toistensa kanssa keskustelevia tietojärjestelmiä. Yhteneväiset kirjaamiskäytännöt tuovat mukanaan myös sen, että viranomaiset voivat aiempaa paremmin käyttää kirjaamisia apuna myös toteutetun palvelun arvioinnissa. Tällöin kirjaamisten laadullinen arvo organisaatiolle kasvaa entisestään.

Nykyhetkeä kuvaavat reaaliaikaiset kirjaamiset kuvaavat paljon paremmin asiakkaan tämän hetkistä tilannetta, kuin pitkällä aikavälillä tehdyt koosteet, joihin saattaa hukkua pahimmassa tapauksessa se olennaisin asiakkaan tilanteesta. Valtakunnallisilla yhteneväisillä käytännöillä tavoitellaan sitä, että koko asiakasprosesssi kirkastuisi asiakkaalle itselleen tai hänen edunvalvojilleen. Usein tämä kirkastaa prosessia entisestään myös asiakkaan kanssa työskenteleville ammattilaisille. Selkiytyneiden kirjaamisten kautta toivotaan myös sitä, että asiakkaat itse ottavat aiempaa aktiivisempaa roolia omaan tilanteeseensa (toimintakyky huomioiden).

Millainen nykytila sitten on?

Olen kerännyt koulutuksissani anonyymeja vastauksia kysymykseen ”Millaiset organisaatiosi kirjaamiskäytännöt ovat, eroavatko kirjaamiset toisistaan?”

Vaikka jollakin tasolla tiesin, että varmasti joitakin eroja on, yllätyin silti saamistani runsaista vastauksista, joista teen muutamia poimintoja seuraavaksi.

” Kirjaamistavoissa on suuria eroja organisaation sisällä. Liian usein olennainen tieto jää jopa puuttumaan kokonaan. Viime vuosina pientä parannusta on ollut havaittavissa mutta tekemistä tämän asian tiimoilta on vielä.”

” Tyylit eivät ole yhteneväisiä”

”Paljon jää kirjaamatta, ollennaistakin tietoa, mitä tulee esim lääkäri käynneillä tai puhelimen kautta, että muutkin hoitajat tietäsivät asiasta enemmän kun on lääkärissä käynyt.”

” Kirjaamistavoissa on eroja. Kirjaamisen laadukkuutta tulisi kehittää siten että kaikki kirjaisivat oleelliset asiat.”

” Kyllä niissä on eroja.. Osa kirjaa oikein perusteellisesti ja osa saattaa jopa ”halveksuvan” kirjauksen tehdä”

” Tyylit eivät ole yhteneväisiä”

” Kirjaamistavoissa on jonkun verran eroja. Mielestäni on myös kirjauksia, joita minä en henkilökohtaisesti olisi uskaltanut sinne kirjoittaa. Tämä koulutus toivottavasti ohjaa meitä kaikkia kirjaamaan vain olennaisia ja tärkeitä asioita ja vielä asiakasta kunnioittaen.”

Ja niin edelleen… On siis selvää, että kirjaamisten osalta työtä on vielä tehtävänä ja tässä avainasemassa on organisaatio itse ja ennen kaikkea se miten aktiivisen otteen se kirjaamisten osalta ottaa. Aivan ensimmäisenä ja tärkeimpänä pidän sitä, että organisaatiossa määritellään oma ns. huoneentaulu tai ”Kirjaamispolitiikka” kirjaamisten osalta. Sen ei tarvitse välttämättä olla pituudeltaan järjettömän pitkä dokumentti, mutta sen pitää olla niin vahva asiakirja, että jokainen organisaatiossa työskentelevä siihen sitoutuu. Siinä määritellään esimerkiksi se mikä on organisaation eettinen ote kirjaamisiin, millä tyylillä kirjataan, mitä kirjataan ja mitä ei kirjata ja kuinka usein kirjataan. En lähtisi kuitenkaan ohjaamaan kirjaamista seuraavanlaisen toimintatavan mukaisesti, joka tuli eräässä vastauksessa esille:

”Yhtenäiseen kirjaamiseen ohjataan fraasein.”

Tämä on ongelmallinen tapa siitä syystä, että kirjaajan oma henkilökohtainen näkemys tilanteesta, kuten myös asiakas useimmiten ”hukkuu” tällaisen perusfraasin alle. Fraasit tuovat varmasti nopeutta itse kirjaamiseen, mutta kovin asiakaslähtöistä se ei ole. Organisaatiossa tulee siis tarkkaan harkita mahdollisten fraasien käyttöä ja niistä tosiasiallisesti saatavaa hyötyä. Asiakastiedon kirjaamisessa ei suositella fraasien käyttöä ollenkaan.

Mitä kannattaa muuttaa jo nyt?

Vaikka sosiaalihuollon kirjaamisessa varsinaiset määrämuodot hakevatkin vielä muotoaan, on muutamia käytäntöjä, joihin organisaatioiden kannattaa kiinnittää huomiota jo tässä vaiheessa. Näiden kolmen seikan varmistamisella pääsee kirjaamisissa jo pitkälle.

1. Asiakkaalle näytetään häntä itseään
   koskevia asiakirjoja
   
2. Asiakirjoja tehdään
   mahdollisuuksien mukaan yhdessä
   asiakkaan kanssa
   
3. Asiakirjoihin kirjoitetaan niistä
   asioista, joista on yhdessä
   keskusteltu, sovittu tai joita on
   tärkeää tai välttämätöntä selvittää ja
   kuvata asiakkaan palvelusta

Mikäli kirjaamiseen liityvät käytännöt mietityttävät tai olet kiinnostunut esimerkiksi kirjaamisiin liittyvistä koulutuksistamme, klikkaa alla olevaa WhatsApp painiketta ja jutellaan lisää!

 

Mietin pitkään mistä aloittaisin, miten kirjoittaisin niin, etteivät sanani tunnu sanahelinältä tämä ison muutoksen keskellä, jossa meistä jokainen tällä hetkellä elää. Mielessäni oli paljon aiheita ja mahdollisia tulokulmia, mutta päädyin tässä kirjoituksessa selviytymiseen.

Omakin liiketoimintani on ollut melkoisessa myllerryksessä, enkä tiedä varmuudella mitä kaikkea tulevat kuukaudet tuovatkaan eteen, mutta sen tiedän, että tästä on selviydyttävä ja mentävä eteenpäin. Siitähän tässä lopulta on kyse, ettemme tee sitä virhettä, että jäämme odottamaan parempia aikoja, päätöksiä, ohjeita tai loppua. Kukaan ei tiedä milloin kokonaiskuva on lopulta hahmottunut ja millaiseksi se muodostuu. Tai milloin päätökset on ylipäätään tehty ja tieto meidän kaikkien saatavilla. Selvää on kuitenkin, että meidän yrityksemme tarvitsevat meitä tekijöitä, muussa tapauksessa ne kuihtuvat ja kuolevat.

Asiat tulevat muuttumaan siitä millaista kaikki oli ennen tätä näkymätöntä uhkaa, joka on nimetty COVID-19. Tästä muutoksesta selviytyvät parhaiten ne, jotka ovat mukautuvaisimpia ja löytävät keinot tuottaa palveluita hieman eritavalla, tai kehittävät uusia palveluita vanhojen rinnalle.

Tässä kirjoituksessa pohdin selviytymistä etenkin pienten yritysten näkökulmasta, joihin tämä muutos kenties eniten vaikuttaa yrityskentässä. Jos kenelläkään, niin vähiten pienillä yrityksillä on ollut mahdollisuuksia rakentaa isoja taloudellisia puskureita tähän täysin yllättävään ja suuriin mittakaavoihin paisuneeseen kriisiin.  Tästä syystä liiketoiminnan joustavuus ja myös uusien mahdollisuuksien kartoittaminen on pienille välttämätöntä viimeistään nyt.

Tilanteen rauhoittaminen

Ensimmäinen vaihe on shokki ja epäusko, se on selvää. Tästä huolimatta on tärkeää, että pystyt yrittäjänä rauhoittamaan tilanteen. Kaoottisimmassa vaiheessa mieli ei näe mitään mahdollisuuksia, vain mahdottomuuksia, mutta kun jätät ongelman vähäksi aikaa rauhaan, nukut yön yli, tuumaat jotakin ihan muuta tovin, saatatkin olla hetken kuluttua valmiimpi toimintaan.

Varaa myös aikaa selvitystyön tekemiseen, sillä sitä se aivan varmasti ottaa. Tieto on hajallaan ja kontrolloimattomasti pitkin nettiä ja sinulla tulee menemään aikaa ensinnäkin tiedon lukemiseen ja sitten vielä varsinaisten toimenpiteiden tekemiseen. Olen koonnut alle pientä listausta, jonka avulla on mahdollista päästä vauhtiin.

Selvitä ensimmäisenä mikä tilanteen kokonaiskuva tällä hetkellä on. Mitkä ovat lyhyen -ja pitkän aikavälin vaikutukset? Onko töitä viikoksi, kahdeksi vai kuukausiksi? Mieti välivaiheet, mikäli tilanne ei ole parantunut tai oleellisesti muuttunut esimerkiksi kuun loppuun mennessä, mikä on seuraava liikkeesi? Pohdi oletko kääntänyt aivan varmasti kaikki mahdolliset kivet ja ne kannotkin?

Töiden lisääntyminen voi myös olla haaste, vaikka se positiivinen haaste onkin. Mikäli työt oleellisesti lisääntyvät pohdi olisiko mahdollista välittää osa näistä töistä myös yrittäjä kollegalle tai pystytkö kiireen keskellä saamaan nopeasti lisätyövoimaa? Henkilöresurssien varmistaminen on tärkeä pohdinnan paikka myös siinä tilanteessa, jossa sairastumisen todennäköisyys on realiteetti ja virukseen liittyvä karanteeniaika pitkä.

Niille yrityksille, jotka ovat haasteiden äärellä keräsin pienen tehtävälistan, joka omalta osaltaan auttaa niin tilanteen rauhoittamisessa, kuin kokonaiskuvan muodostamisessakin:

• Ota yhteys pankkiisi, mikäli sinulla on lainoja, sovi maksuvapaista lainojesi osalta
• Neuvottele mahdollisesta rahoituksesta tai esimerkiksi luotollisesta tilistä
• Pohdi myös olisiko tarpeellista laittaa tauolle myös omat henkilökohtaiset lainat Taloustaidon artikkeli pankkien reagoinnista asuntolainojen lyhennyksiin koronaepidemian aikana
• Selvitä, olisiko sinun / yrityksesi mahdollista saada rahoituspaketteja
• Selvitä oman pankin lisäksi myös muiden rahoittajien tarjoamat mahdollisuudet (Finnvera ja Business Finland) Finnvera ajankotaista yrityksille Liiketoiminnan kehitysrahoitus häiriötilanteessa
• Käytä saatavilla olevia talousapuja, taloustilanteesi hahmottamiseen, esimerkiksi Yritys-Suomi talousapu Yritys-Suomi Talousapuun
• Selvitä mitä avustuksia ELY-keskuksella on tarjolla, ainakin kehitysavustukseen on myönnetty ELY.lle lisärahoitusta ja samoin ELY-keskukset nopeuttavat maksatuksia sisällä olevien avustusten osalta
• Seuraa Yrittäjien tiedotusta esimerkiksi seuraavan linkin takaa Kaikki koronasta yrittäjille
• Ano YEL ja TyEL maksuihin maksuaikaa, linkit ELO:n ja Ilmarisen sivuille: Ilmarisen kysymyksiä ja vastauksia koronasta sivu Tietoa ELOn asiakkaille korona tilanteeseen
• Sovi verottajan kanssa mahdollisista maksuajoista verojen osalta, maksujärjestelyjä verojen osalta on mahdollista hakea 25.3. alkaen: Verottajan info sivu koronan osalta
• Sovi vuokranantajan kanssa mahdollisista joustoista maksuaikojen osalta
• Käy läpi kulusi ja karsi sellaiset, jotka ovat karsittavissa
• Tarkista myös muiden maksujen maksuajat
• Varmista palkanmaksu
• Sovi varamiesjärjestelyt myös yrityksen johtamiseen ja hallinnointiin liittyvien asioiden osalta, jos sairastut itse
• Sovi etätöiden tekemisestä, mikäli se mahdollista on
• Varmista, että saat omat myyntisaamisesi maailmalta
• Neuvottele maksuajoista, mikäli oma asiakkaasi niitä tarvitsee
• Kaiken selvittämisen ohella, huoledi omasta jaksamisestasi
• Muista liikkua omaa kehoa kuunnellen, syö ravitsevasti ja lepää
• Hae ulkopuolista apua esimerkiksi paikallisesta yrityskehittämöstä mikäli näiden selvityksien jälkeen havaitset, että tilanne ei kovin hyvältä näytä. Yrityskehittäjillä voi olla vielä muutama toteutuskelpoinen ajatus mitä et ole tullut ajatelleeksi.

 

Suuntaa katseesi tulevaisuuteen

Vaikka nyt kaikki näyttäisikin hyvin kaaoottiselta, muutoksessa voi sitten kuitenkin olla myös voimaa. Pidä listaa asioista mitä omassa toiminnassa tulisi kehittää pahimman kriisivaiheen jälkeen. Kirjaa muistiin myös mahdollisuuksia, loiko tämä poikkeuksellinen tilanne teille mahdollisuuden kehittää ihan uudenlaisia palveluita, joihin markkinoilla avautui tarve? Voisitko esimerkiksi hyödyntää verkkopalveluita entistä paremmin toiminnassasi, olisiko chat palvelusta apua toiminnassanne, entä videoneuvonnasta. Voisiko osaamistasi / osaamistanne monistaa muidenkin hyödyksi esimerkiksi verkkokoulutuksien kautta? Ajatuksien jalostamiseen voit saada apua esimerkiksi seuraavista:

• ELY:n talousanalyysi ja kehittämispalvelut
• Uusien potentiaalisten asiakkaiden kartoittaminen. Onko olemassa jokin sellainen segmentti jolle te voisitte tulevaisuudessa tarjota palveluita, mutta mitä te ette ole vielä tässä vaiheessa huomioineet?
• Mikäli löydät potentiaalisia palveluita, joita voisitte toteuttaa tulevaisuudessa, tartu toimeen heti. Suunnittele, toteuta ja markkinoi palveluasi tarmokkaasti!

Tulevaisuus on sinun

Vaikka akuuttivaihe viekin voimia, ja tuskin kukaan on akuutissa vaiheessa kovin innovatiivinen, muista, että selviytymisen avaimet ovat kädessäsi. Kun olet rauhoittanut tilanteen, tehnyt siitä arviosi, suunnannut katseesi nykyhetkestä tulevaan on aika ottaa tulevaisuus haltuun. Se voi tarkoittaa myös sitä, että tässä muodossa et enää palveluita tuota, mutta se muoto voikin olla jotain vielä parempaa, jotain sellaista mihin et olisi ilman tätä kriisiä tullut tarttuneeksi. Kaikki on mahdollista, kunhan et jää paikoillesi, älä tee hätiköityjä päätöksiä vaan keskity taustatyön tekemiseen ja toimi tämän jälkeen faktojen perusteella.

Voimia kaikille suuren tuntemattoman edessä, älä jää yksin vaan hae apua jos omat voimavarat eivät riitä!

-Heidi

PS: Pohdi myös voisiko nyt olla aika yhteistyölle. Erilaiset yhteistyöt ja poikkitieteellisyys voi olla mahdollisuus tuottaa täysin uudenlaista palvelua tulevaisuudessa ja turvata oma toimeentulo.

 

Sosiaalinen media on vuonna 2020 se juttu. Yhä useampi ihminen liittyy erilaisten somekanavien käyttäjäksi aina ala-asteikäisestä eläkeläiseen. Vanhemmille ihmisille on muun muassa ”koulutuksia”, jotta he oppisivat käyttämään sosiaalista mediaa, puhelinta ynnä muita viestintäkanavia. Lapsille ja nuorille puhelimen ja median käyttö itsessään oletetaan tulevan jo ihan luonnostaan.

Myös uudessa opetussuunnitelmassa pyritään lisäämään kouluissa mediakasvatuksen merkitystä. Koska opiskelu on aina vain sähköisyyteen painottuvampaa, on tärkeää, että nuoret osaavat löytää asiallisia ja ajankohtaisia lähteitä. Minunkaltaiselleni nuorelle aikuiselle nämä asiat tuntuvat itsestäänselvyyksiltä ja onkin todella hyvä lähteä pohtimaan somekulttuuria eri näkökulmista.

Yrityksille on todella tärkeää saada näkyvyyttä ja verkostoitua. Missä ja miten se olisi järkevintä? Millaista sisältöä yrityksen kannattaisi tuottaa sosiaaliseen mediaan, jotta se tavoittaisi mahdollisimman paljon kiinnostunutta asiakaskuntaa? Mikä on nyt in? Mistä tavoittaa minkäkin ikäryhmän?

Facebook on varmasti kaikille yli 20-vuotiaille ollut joskus todella aktiivisen kommunikaation takaava alusta. Siellä pystyy jakamaan kuvia, videoita, julkaisuja ja oikeastaan kaikkea, mitä ikinä keksiikään. Siellä on helppo kommentoida julkaisuita ja jakaa sellaisia uutisia eteenpäin, joista on itse kiinnostunut. Yritykselle on tärkeää, että heidän julkaisujaan kommentoitaisiin ja jaettaisiin. Yksittäiset tykkäykset eivät välttämättä nosta julkaisua muiden ihmisten seinällä näkyville. Kommentit ja jakaminen taasen takaavat julkaisun näkyvyyden. Kun sinä jaat yrityksen julkaisun, sinun kaverisi näkevät sitä. Eteenkin pienille yrityksille on todella tärkeää ne ”turhatkin” kommentit. Tällä tavalla taataan se, että uudet kiinnostuneet ihmiset voivat löytää juuri tämän yrityksen palvelut.

Facebookista puhutaan vuonna 2020, että se olisi käyttäjäkunnaltaan laskussa. ”Eihän kukaan enää käytä Facebookkia” – lause on lipsahtanut omastakin suustani turhan usein. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Tähän mediaan liittyy aina vaan uusia ihmisiä. Toki Facebookin aktiivisimmat käyttäjät löytyvät keski-ikäistyvien ihmisten joukosta, mutta on siellä meitä nuoriakin. Erityisesti Facebookin julkaisuja ajatellen kannattaa huomioida tämän median ikäjakauma. Napakkaa lyhyttä tekstiä, ja joku kiva kuva, niin julkaisu nousee informaatiotulvasta. Myös erilaiset arvonnat kiinnostavat ihmisiä, ja niiden kautta saadaan palkinnon toivossa ihmiset kommentoimaan ja jakamaan uutisia. Ei ehkä kaikkien yritysten moraalimaailmaan sopivin tapa, mutta se toimii.

Missä ne nuoret sitten oikein ovat? No, Instagramissa, Snapchatissa, YouTubessa ja TikTokissa. Näissä kanavissa yritysten saattaa olla hankalaa markkinoida itseään, poislukien Instagramin ja YouTuben. Instagramissa on helppo jakaa kuvia, ja niiden avulla markkinoida erilaisia tapahtumia. Siellä voi myös päivittää tarinaa, jonka sisältöä voi pitää esimerkiksi enemmän informatiivisena viestintäkanavana. Instagramissa erityisen tärkeitä ovat #hashtagit, joiden avulla julkaisuja pystyy hakemaan. Nykyään voit seurata myös tiettyä yksittäistä tägiä, jolloin juuri sinun feediin, eli uutisvirtaan tulee sen hashtagin kattavia julkaisuja.

YouTube on kanavana simppeli. Sinne voi tehdä videoita, joiden sisältöön voit itse vaikuttaa. YouTube videoita voit jakaa eri sosiaalisen median kanavissa ja sitä kautta saada videoille lisää näyttökertoja. YouTubessa pelataankin nimenomaan näyttökerroilla. Mitä enemmän näyttöjä, sitä enemmän video nousee useampien ihmisten näkyville.

TikTok ja Snapchat eivät ole ehkä yrityksille niin tehokkaita markkinointikanavia, kuin aikaisemmin mainitsemani. TikTokista itselläni ei ole hirveästi kokemusta, mutta sinne tehdään hauskoja videoita. Se on mobiilisovellus, jonka ikäraja on 13-vuotta, mutta käyttäjäkunta on useamman lähteen mukaan huomattavasti nuorempaa. Snapchat taasen on pikaviestipalvelu, jossa kuvaviestit poistuvat välittömästi sen jälkeen, kun ne ovat avattu. Sielläkin voi päivittää stooria, ihan niin kuin Instagramissa. Itse en ole ainakaan yrityksiä nähnyt kyseisissä medioissa.

Loppuun haluaisin kertoa muutaman hyvän vinkin sisällöntuottamiseen sosiaalisessa mediassa:

-Käytä julkaisuissa kuvia, eteenkin Facebookissa. Ihmiset kiinnostuvat mielenkiintoisen kuvan nähdessään myös julkaisusta itsessään.

-Kun jaat kuvan, katso että kuvan laatu on hyvä ja siinä ei näy mitään sopimatonta. Tarkasta eteenkin, ettet laita vaikkapa lipuista viivakoodeja tai mitään muitakaan numerosarjoja näkyville.

-Instagramissa hashtagit ovat tärkeitä. esimerkiksi #arvonta, #tietoturva voisivat olla toimivia tageja.

-Mikäli jaat julkaisun, jossa on tekstiä, kannattaa pitää huoli tekstin napakkuudesta. Ihmiset kärsivät TLDR- ilmiöstä, jolloin pitkiä juttuja ei jakseta lukea loppuun. (TLDR- Too Long, Didn’t Read)

+ Kommentoi eteenkin pienyrittäjien julkaisuja!!

Jatketaan näissä merkeissä toivottavasti lisää!

-Veera Jokela

Tietosuoja ja tietoturva 2020

Osallistuin eilen lakimiesliiton järjestämille tietosuojapäiville. Päivän aikana luotiin katsausta menneeseen vuoteen, mutta myös suuntaviivoja tulevaisuuteen. Jos jokin niin se on selvää, että tietosuojaan ja tietoturvaan vaadittavat ponnistukset eivät suinkaan loppuneet kevään 2018 GDPR tohinoihin. Jokainen päivä on tietosuojapäivä, tietoturvaa unohtamatta. Jokaisena päivänä organisaatioiden tietosuojan ja tietoturvan taso punnitaan kellonaikaan katsomatta. On siis selvää, että tämä vaatii ympärilleen organisaatiokohtaisia toimintamalleja, joiden kyky vastata tositilanteiden tuomiin haasteisiin tulisi säännöllisesti arvioida ja testata. Testaaminen puolestaan vaatii keinoja ja työkaluja tietosuojan vaikuttavuuden arviointiin.

EU:n taholta on tulossa lisää sääntelyä tietosuojan osalta, esimerkiksi tekoälyyn ja evästeisiin liittyen. Samoin e-Privacy säännös tuo yrityksiin lisäpohdintaa sähköisen viestinnän osalta. Samoin erilaisia ohjeistuksia on valmisteilla Europen Data Protection Boardin toimesta. Ohjeistuksia on tulossa esimerkiksi rekisterinpitäjän vastuiden osalta ja lapsia koskevan data käsittelyn osalta. Lasten ja ikääntyneiden tietosuojakysymykset ovatkin tietosuojalainsäädännössä keskeisesti esillä ja näihin asioihin myös tietosuojavaltuutetun toimisto tulee tulevana vuonna paneutumaan enemmän.

Tietosuoja tulisi nähdä myös liiketoimintamahdollisuutena. Sen asianmukainen hallinta parantaa yrityksen mahdollisuuksia esimerkiksi digitaalisilla sisämarkkinoilla. Puhumattakaan siitä millainen positiivinen vaikutus tietosuojaan paneutumisella saadaan asiakkaiden luottamuksen kautta. Kaiken kaikkiaan tietosuojaan ja tietoturvaan panostaminen voidaankin nähdä organisaatioiden kilpailuetuna.

Tietosuojapäivillä mielenkiintoisen puheenvuoron piti myös Vodafone Groupin Mikko Niva. Niva toimii Vodafone Groupin globaalina tietosuojavastaavana ja hän vastaa Vodafonen globaalista tietosuojaohjelmasta. Nivan puheenvuoroa kuunnellessa ja hänen kuvatessa Vodafonen vaikuttavaa tietosuojaohjelmaa, oma käsitykseni laadunhallintamenetelmien omaksumisesta myös tietosuojan ja tietoturvan hallinnassa vahvistui entisestään. Ja siksi ajattelinkin seuraavissa kappaleissa avata hieman tätä puolta, sillä mielestäni se voisi olla juurikin se seuraava vaihe mitä organisaatioiden kannattaisi vakavasti pohtia.

Voivatko laatumenetelmät auttaa organisaatiota myös tietosuojassa ja tietoturvassa?

Miten laatumenetelmät lähtevät nivoutumaan tietosuojan ja tietoturvan hallintaan? Oleellisesti tähän liittyy ihminen ja ihmisten johtaminen, sekä se, että organisaation sisäisiä vastuita on pohdittu ja jaettu eri henkilöille. Nivan puheenvuorossa tuli ilmi esimerkiksi se, että organisaatioiden olisi hyvä määritellä tietosuoja raamit, jotka sitten istutetaan eri toiminnoille. Laatujohtamiseen sisältyy oleellisesti tällaisten raamien määritteleminen. Näiden ennaltamääriteltyjen periaatteiden mukaisesti organisaatio sitten tuottaa palveluitaan. Siinä vaiheessa, kun näitä raameja on jo lähtökohtaisesti lähdetty yritykseen rakentamaan on niide sisälle helppo asettaa myös tietoturva ja tietosuoja käytännöt.

 

Varsinaisena työkaluesimerkkinä toimii hyvin esimerkiksi laatujohtamisesta tuttu suunnittele, toteuta, arvioi ja paranna sykli. Tietosuoja ja tietoturva tarvitsevat taakseen suunnitelmallisuutta, samalla tavalla, kuin mikä tahansa muukin toimintamme. Tähän suunnitteluun sisältyy niiden eri toimenpiteiden ja toimintojen kuvaaminen ja määrittäminen, jota tietoturvallinen toimintaympäristö osakseen tarvitsee. Konkreettisin työkalu tähän ovat esimerkiksi palvelukohtaiset riskiarvioinnit ja tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma. Samoin henkilöstön osaamisen varmistaminen ja etenkin osaamistarpeiden kartoittaminen on tärkeä osa tätä suunnittelua. Suunnitteluun sisältyy myös yrityskohtaisten tietoturva ja tietosuoja tavoitteiden määrittäminen, joita sitten toteutus vaiheessa konkreettisesti tehdään ja taasen niiden vaikuttavuutta arvioidaan arviointi vaiheessa.

Lopuksi

Tietosuoja ja tietoturva tulisi mieltää asiaksi, joka ei ole koskaan ihan valmis, kuten ei laatukaan. Meidän pitää tarkastella omaa toimintaamme, ja ympäröivää maailmaamme säännöllisesti. Meitä ympäröivästä maailmasta tulee lähes jatkuvalla syötteellä viestiä siitä, mitä voisimme tehdä vielä paremmin, tai mitä meidän olisi hyvä huomioida tai mitä olemme mahdollisesti epähuomiossa jättäneet huomioimatta. Kyberuhat ovat yksi osa-alue, joka muuttuu jatkuvasti ja joka tuo mukanaan omia haasteitaan. Mitä enemmän me tuotamme palveluita ihminen-ihmiselle, sitä suuremmat ovat kyperuhat ja mitä enemmän meillä on sensitiivistä asiakastietoa, sitä kiinnostavampia me olemme kyperrikollisten silmissä.

Päivittäisen valppaana olemisen tärkeys korostuu senkin puolesta, että laitteiden haavoittuvuudet pystytään vielä kohtuullisen hyvin paikkaamaan, mutta me ihmiset puolestaan emme ole koneita ja voimme päivittäin toimia hieman eri kaavan mukaan. Ihmisen toimintaan vaikuttavat eri tekijät, joita ei voida ohjelmoida ennalta. Jokainen päivä, tunti ja minuutti ovat erilaisia. Siksi jokaisen organisaation tulisi panostaa siihen, että organisaatiokohtainen riskinhallinta on kunnossa ja sen toimivuutta arvioidaan säännöllisesti. Mikäli olemme asettaneet toiminnallemme tietosuoja tavoitteita on äärimmäisen tärkeää, että mittareita myös seurataan suunnitelmien mukaisesti. Hyvä suunnitelma, jää vain hyväksi suunnitelmaksi, ilman konkreettisia toimia.

 

 

Musiikki alkaa hiljaisuudesta, siitä taianomaisesta hetkestä, jossa tila tyhjenee äänistä ja odottaa ensimmäisten sävelten leikkiä. Hiljaisuus antaa meille mahdollisuuden virittyä tulevaan kokemukseen, kuunteluun. Hiljaisuus herkistää korvamme kuulemaan pienempiä vivahteita, äänettömyyttä ja omaa sisäistä ääntä.

Joillekin tuon oman sisäisen äänen kuunteleminen hiljaisuudessa voi muodostua kestämättömäksi kokemukseksi. Tyhjä tila on täytettävä melulla, itse tuottamalla, naputtamalla, hyräilemällä tai kääntämällä radion volyymiä suuremmalle. Hiljaisuus ahdistaa ja se pitää täyttää äänillä ja äännähdyksillä, puheella, joka usein on mitä turhinta. Hiljaisuuden täyttävällä puheella ei haeta keskustelua elämän syvimmästä olemuksesta vaan halutaan täyttää tyhjänpäiväisellä pölinällä hiljaisuudessa kaikuva totuus.

Luonnon hiljaisuuteen pakeneva voi ällistyä siitä äänien määrästä, mitä luonto itsessään tuottaa. Tuuli ei ole äänetön, puut eivät ole hiljaa ja pienet eläimetkin tuottavat kulkiessaan ääniä, joilla kertovat, että täällä ollaan. Ääni osoittaa, että olemme olemassa. Se osoittaa, että olemme olemassa myös muille eliöille. Mutta me ihmiset olemme vieneet ääntelyn astetta pidemmälle; kun emme jaksa itse olla aina äänessä, käytämme tyhjän tilan täytteenä muita äänilähteitä, kuten soittimia. Kun ihminen jotain tekee, se tekee sen isosti, voisi joku naurahtaa.

Mielen myrsky on kuitenkin hyvä välillä rauhoittaa hiljaisuuteen keskittyen. Hiljaisuudessa saamme yhteyden itseemme ja sisäiseen viisauteemme. Kun käännämme hilaisuuden ystäväksemme, voimme kokea voimaantumisen ja vahvistumisen kehossamme, stressin helpottavan ja ajatusten selkenevän. Puheella on paikkansa, mutta sitä tulee käyttää  harkiten. Informaatiota tulee meille muutenkin niin kovin runsaasti päivän mittaan, että meidän on hyvä istahtaa hetki hiljaisuuteen, mitä se itse kullekin sitten merkitseekään.

Voimaannutaan hiljaisuudesta!

Kanta-palveluiden käyttöönotossa fokus on usein ja ymmärrettävästi palveluiden käytön aloittamisessa, siinä, että päästään tallentamaan ja hakemaan tietoja Kanta-palveluista.  Ajattelin kuitenkin muistuttaa, että tässäkin tapauksessa tärkeintä on matka, joka päätepisteelle johtaa. Ja tietysti tässä kyseisessä tapauksessa matka ei edes pääty päätepistelle, vaan siitä suuntaviitat osoittavat seuraavalle pääpolulle, joka on tuotantokäyttö. Tällöin yrityksen vastuullinen toiminta nousee tärkeään asemaan sillä on äärimmäisen tärkeää toimia vaatimustenmukaisesti tietosuoja ja tietoturva huomioiden tuotantoympäristössä.

No mutta miksi puhun matkasta? Eikö yksinkertaisesti vain voisi ostaa tietojärjestelmää, joka on Kanta-yhteensopiva ja asia on sillä selvä?

Valitettavasti tämä ei yksistään riitä. Itseasiassa tiettyjä esivalmisteluita olisi hyvä tehdä jopa ennen, kuin tietojärjestelmä on edes hankittu. Ainakin ennen tietojärjestelmän hankkimista on äärimmäisen tärkeää, että järjestelmätoimittajalta on varmistettu se, onko kyseinen järjestelmä sertifioitu Kanta-yhteensopivaksi siihen arkistoon johon yritys haluaa liittyä? Tässäkin on nimittäin eroja. Sosiaalihuollon arkisto, potilastiedon arkisto ja kuva-aineistojen arkisto ovat kaikki omia erillisiä arkistojaan. Jokainen erillinen arkisto tarkoittaa omaa erillistä käyttöönottoa, kuten myös omaa erillistä sertifiointia.

Olen tehnyt oman karkean projekti vaiheistuksen Kanta-palvelun käyttöönottoon liittyen. Se sisältää kahdeksan eri vaihetta, joista viimeinen on siirtymä tuotannonaikaiseen maailmaan, jolloin työt eivät suinkaan lopu yrityksen ja organisaation näkökulmasta vaan tuolloin siirrytään konkreettisesti siihen vastuullisuudeen aikaan, johon käyttöönottoa edeltävässä valmisteluvaiheessa on varauduttu mm. hallinnollisin toimenpitein. Tässä kirjoituksessa en mene sen syvemmälle valmistautumiseen, se on tyystin oma aiheensa, joka eittämättä ansaitsee oman blogikirjoituksensa. Nyt kuvaan puhtaasti käyttöönottoon valmistautumista.

Kanta-palveluiden käyttöönoton eri vaiheet:

1. Käyttöönoton organisointi

Tässä vaiheessa keskustellaan järjestelmätoimittajan kanssa, millaisella aikataululla järjestelmä otetaan käyttöön. Samassa yhteydessä jaetaan myös vastuita. Päätetään, ketkä toimivat missäkin roolissa. Erityisen tärkeää on pohtia, kenet ilmoitetaan tietosuojavastaavaksi ja arkistonhoitajaksi. (Ilmoitus tehdään konkreettisesti Kanta-extranet palvelussa liittymishakemuksen yhteydessä ks. kohta 5.)

2. Toimikorttien tilaaminen ja haku

Selvitä mikä on lähin rekisteröintipisteesi. Samoin varmista, että ammattioikeutesi näkyy Terhikissä (terveysala) tai Suosikissa (sosiaaliala). Mikäli ammattioikeutesi ei näy ko. rekistereissä täytyy tämä asia hoitaa ensimmäisenä kuntoon. Eli konkreettisesti toimitat todistuksesi Valviraan. Vasta kun olet saanut vahvistuksen Valviralta todistuksen rekisteröinnistä, voit hakea sote-ammattikorttia.

Tämän jälkeen asioit lähimmässä rekisteröintipisteessä ja tilaat rekisteröintipisteen kautta sote-ammattikortin.

Tämän jälkeen Väestörekisterikeskus käsittelee korttihakemuksen ja toimittaa sen hakijalle noin kahden viikon sisällä kortin tilaamisesta.

3. Työasemien käyttöönotto

Työasemien käyttöönotossa on tärkeää varmistaa esimerkiksi käytössä olevan selaimen yhteentoimivuus käytössä olevan järjestelmän kanssa.

Samoin työasemille, joilla kirjauksia tehdään tulee asentaa tarvittavat kortinlukuohjelmistot. HUOM. Arkistonhoitajan käyttöliittymä tarvitsee oman erillisen kortinlukuohjelmiston ja potilas -ja asiakastietojärjestelmälle on omat kortinlukuohjelmansa, jotka yritys saa pääsääntöisesti aina järjestelmätoimittajalta.

Varmista työasemien osalta myös niiden muu toiminnallisuus. Esimerkiksi se, että virustorjunnat ovat ajantasaiset, työasemilla ei ole mahdollisia muita turhia ohjelmistoja, jotka voivat hidastaa konetta ja, että työasemille ei ole tallennettu muuta turhaa dataa, joka vie suotta koneen suorituskykyä. Olisi hyvä, että käytössä olisi kohtuullisen tuore laite, jonka päivitykset ovat ajantasalla. Tällä voi olla merkittäväkin vaikutus potilas-ja asiakastietojärjestelmien käyttökokemukseen.

4. Omavalvontasuunnitelman päivittäminen

Tässä kohtaa puhutaan nimenomaisesti tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelmasta, joka on erillinen dokumentti. Sitä ei siis liitetä toiminnan omavalvontasuunnitelman oheen tai jatkeeksi. Tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma tulee olla laadittuna jo ENNEN Kanta-palveluiden käyttöönottoa. Käyttöönoton yhteydessä suunnitelmaa PÄIVITETÄÄN käyttöönottoon liittyvien tietojen osalta esim. Kanta-palvelu asiakkuuden alkaminen, käyttöönottopäivä, järjestelmätiedot, tuotannonaikaisen seurannan käytännöt…

5. Liittymishakemuksen teko

Kanta-palveluiden liittymishakemus sekä sopimus -ja palveluehtojen hyväksyminen tehdään Kanta-extranetissä. Hakemukseen täytetään tiedot organisaation eri rooleista ja sitä varten tarvitaan mm. Kanta-liityntäpisteen OID-koodi (tämä saadaan järjestelmätoimittajalta) ja yrityskohtainen OID koodi, joka puolestaan löytyy yrityksien osalta SOTE-organisaatiorekisteristä ja itsenäistenammatinharjoittajien osalta IAHT-rekisteristä.

6. Käyttäjien koulutukset Kanta-palveluiden osalta

Kanta-palveluiden käyttöönottoon liittyy myös osaamisen varmistamiseen liittyviä vaaitmuksia. En mene syvemmälle kirjaamiseen ja tietosuojaan liittyvään kouluttautumiseen se on osa valmsitautumista. Käyttöönotto hetkellä oleellisin kouluttautuminen on Kanta-palveluiden yleisesittely sekä omaan tietojärjestelmään liittyvä käyttökoulutus. Kirjaaminen ei nimittäin ole enää samanlaista Kanta-maailmassa, kuin mitä olette tottuneet tekemään tällä hetkellä omissa asiakas -ja potilastietojärjestelmissä. Tämä johtuu siitä, että kirjaaminen tapahtuu rakenteisesti (terveydenhuolto) tai määrämuotoisesti (sosiaalihuolto). Siksi järjestelmäkouluttautuminen uusien toiminnallisuuksien osalta on tarpeen, vaikka kirjaamista olisikin tehty vuosikausia samaan järjestelmään.

7. Käyttöönottokoe

Varsinainen käyttöönottokoe suoritetaan yhteistyössä oman järjestemätoimittajan avustuksella. Toki kokeen suorittaa konkreettisesti yrityksessä / organisaatiossa yksi nimetty henkilö, mutta tukena tässä on järjestelmätoimittaja. Koe suoritetaan ennalta määritellyn protokollan mukaisesti. Siinä testataan eri skenaarioita, eli käytössä on yksi koe sosiaaliturvatunnus, jolle tehdään suostumuksia, kieltoja ja muita eri merkintöjä. Mikäli nämä merkinnät saadaan tehtyä Kanta-palveluun käyttöönottokoe katsotaan onnistuneeksi ja tästä kirjoitetaan käyttöönottokoe raportti, joka toimitetaan Kelaan.

8. Tuotantokäytön aloittaminen

Onnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen tuotantokäyttö voidaan aloittaa välittömästi. Tämä kuitenkin vaatii sen, että yrityksellä on olemassa käytännöt tuotannonaikaisen seurannan osalta.

Tässäpä tärkeimmät kohdat Kanta-palveluiden käyttöönoton osalta. Toivottavasti tämä avasi aihetta hieman. Lisätietoja saa kysyä aina: heidi@sqcoy.fi

PS: aloittakaa valmistautuminen ajoissa, niin vältytte kiireeltä ja ehditte rakentaa perustan oikeassa järjestyksessä ilman hätiköintiä.