Sähköinen järjestelmä, yrityksen renki vai isäntä?

Nyt kun yrityksemme oma SQM-TOIMI järjestelmä on myyntikuntoinen ja lanseerattu markkinoille olemme vastanneet usein kysymykseen, mikä on järjestelmän tuoma hyöty asiakkaalle ja mitä se vaatii asiakkaalta? Kysymys on aiheellinen onhan uuden sähköisen järjestelmän käyttöönotto yritykselle sekä aikaa, että taloudellisia resursseja vievä prosessi. Puhumattakaan siitä mitä kaikkea muuta järjestelmän käyttöönottoon sisältyy. Lähtökohtaisesti sähköisen järjestelmän ei tule vaatia asiakkaalta mitään, vaan tuoda helpotusta ja parhaassa tapauksessa myös säästöjä kun järjestelmän käyttäjällä jää enemmän aikaa esimerkiksi asiakastyölle. Ajattelinkin tässä blogikirjoituksessa tuoda esille omia näkökulmia siitä mitä järjestelmän käyttöönotto merkitsee käytännössä, mitä seikkoja kannattaa ottaa selville järjestelmää valittaessa ja mikä takaa onnistuneen käyttöönoton.

Olen saanut olla mukana neljän erilaisen järjestelmän käyttöönotossa ennen oman yrityksen perustamista. Jokainen näistä käyttöönotto projekteista on opettanut valtavasti ja ainakin teoreettisella tasolla antanut ymmärrystä karikoista, joita kannattaa välttää ja joihin on syytä varautua jo ennakolta. Luonnollisesti perusteellinen varautuminenkaan ei aina riitä, vaan yllätyksiä tulee, mutta ehkä hyvällä varautumisella vältytään kuitenkin pahimmilta erehdyksiltä.

Ensimmäiseksi suosittelen miettimään mikä on sinun kipurajasi hinnan suhteen. Budjetti auttaa haarukoimaan hieman myös sitä, mikä on mahdollista ja mikä taas ei. Tällä tavoin pystyt karsimaan joukosta pois sellaiset järjestelmät, jotka eivät hintansa puolesta sovellu sinulle. Asiaa vaikeuttaa hieman se, että jokaisella järjestelmätoimittajalla on omanlaisensa tapa ja tyyli hinnoitella tuotteensa. Usein hinta sisältää kiinteän, kerran veloitettavan käyttöönottokulun lisäksi kuukausittain tai vuosittain tapahtuvan veloituksen. Veloituksen suuruuteen taasen saattaa vaikuttaa järjestelmään tallennettava tiedon määrä, käyttäjämäärä tai molemmat. Joillakin järjestelmätoimittajilla hintaan saattaa sisältyä esimerkiksi 20 käyttäjää ja näiden ylittyessä yritys nousee korkeampaan hintaportaaseen. Sama pätee myös järjestelmään tallennettavan tiedon määrään, jolloin tietyn gigamäärän ylittyessä hintaluokka muuttuu. Jotta asiat eivät olisi liian yksinkertaisia, muitakin tyylejä hinnoitteluun löytyy. On järjestelmiä joissa käyttöönottokustannukset ovat maltilliset, mutta järjestelmään liittyvät koulutukset maksavat kohtuullisen paljon. Osa järjestelmistä on sellaisia, että riittävillä IT-taidoilla niiden käyttäminen onnistuu ilman suurempia koulutuksia, mutta sitten on myös niitä järjestelmiä, jotka käytännössä vaativat useiden päivien koulutuksia käyttäjätasosta riippuen. Siksi onkin tärkeää pyytää järjestelmätoimittajalta tarkka kuvaus siitä mitä hinta pitää sisällään ja mitä mahdollisia muita kuluja järjestelmän käyttöön saattaa sisältyä. Jos jo tässä vaiheessa huomaat ongelmia tai et saa vastauksia kysymyksiisi, kannattaa miettiä miten hyvin yhteistyö lähtee etenemään tällaisista lähtökohdista. Suosittelen satsaamaan sellaiseen järjestelmään, jonka perusversio sisältää yrityksesi kannalta riittävät ominaisuudet. Toisinaan voi nimittäin käydä niin, että hienolta vaikuttavat toiminnot ovatkin lisäpalveluita, joista veloitetaan erikseen.

Hinnan jälkeen on hyvä määritellä omat tarpeet ja toiveet järjestelmälle. Mitä sen tulee tehdä ja millaisia ominaisuuksia siinä olisi hyvä olla? Samalla hetkellä on myös hyvä tarkastella mahdollisia muita yrityksen käytössä olevia järjestelmiä. Voisiko uusi järjestelmä korvata vanhoja järjestelmiä niin, että et välttämättä tarvitse jatkossa kuin yhden järjestelmän. Tai onko uuteen järjestelmään mahdollista tehdä rajapintoja muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Tässäkin tapauksessa on hyvä laskea mitkä ovat mahdollisten käytössä olevien järjestelmien vuotuiset kulut, toimivatko järjestelmät hyvin ja voisiko uusi korvaava järjestelmä tuoda säästöjä. Samoin on hyvä miettiä tuleeko järjestelmä koko henkilöstön käyttöön, onko se vain jonkin ammattiryhmän käytössä vai onko järjestelmä yksistään johdon työkalu?

Mikäli järjestelmästä halutaan koko henkilöstön työkalu, tulee sen täyttää muutamia vaatimuksia. Ensimmäinen vaatimus on helppokäyttöisyys. Henkilöstön joukossa on varmasti IT-taidoiltaan eri tasoisia henkilöitä ja tästä syystä järjestelmän selkeys ja käyttäjäystävällisyys nousevat tärkeiksi seikoiksi. Toinen selvitystä vaativa asia on se, voiko järjestelmään luoda eri käyttäjätasoja. Eri käyttäjätasot lisäävät järjestelmän mukautumista koko yrityksen järjestelmäksi. Sitä kannattavampi investointi on, mitä laajemmin järjestelmää voidaan hyödyntää läpi organisaation.

On myös hyvä muistaa, että monissa järjestelmissä räätälöitävyys ei välttämättä ole mikään itsestäänselvyys. Se saattaa vaatia erillistä aikataulutettua järjestelmä projektia, mikä väistämättä tarkoittaa kohtuullisen korkeita konsultointi kuluja ja yrityksen sisäisiä kuluja. Projektille täytyy perustaa oma projektiryhmä ja valita joko yksi tai useampi henkilö yrityksen sisältä järjestelmän pääkäyttäjiksi. Pääkäyttäjät tarvitsevat pidemmät koulutukset, jotka varsinkin Pohjoisemmasta Suomesta katsottuna saattavat usein sijoittua varsin kauas, jolloin matkakulut saattavat viedä oman osansa projektille laaditusta budjetista. Pidempi järjestelmäprojekti vaatii myös ohjausryhmää, joka viime kädessä valvoo projektin toteutumista. Sanomattakin on selvää, että kaikki nämä lisäävät omalta osaltaan järjestelmän käyttöönottokuluja. Onkin hyvä tutustua järjestelmään mahdollisimman hyvin ennakolta, ja pyytää järjestelmätoimittajaa esittelemään järjestelmää käytännössä. Tähän tilaisuuteen kannattaa ottaa mukaan mahdollisuuksien mukaan tulevia käyttäjiä eri henkilöstöryhmistä.  Samoin konsultoinnin hinnoitteluperuste on hyvä selvittää ennen uuden järjestelmän valintaa. Etenkin on hyvä selvittää se, sisältyykö käyttöönottoon konsultointitunteja vai ovatko nämä alusta lähtien erikseen laskutettavia.

Henkilöstön IT-osaamista sivuttiin hieman jo edellisessä kappaleessa, mutta olen kokemukseni perusteella huomannut sen nousevan yhdeksi tärkeimmistä tekijöistä järjestelmän käyttöönotossa. Omasta mielestäni hyvä järjestelmä mitataan viimekädessä sen mukaan miten käyttäjäystävällinen se on. Siksi kannattaakin realistisesti miettiä, mikä on henkilöstön IT-osaamisen taso ja miten tämä taso puolestaan istuu uuteen järjestelmään. Tämä on yrityksen ”make it or break it” hetki. Jotta järjestelmä saadaan todella jalkautettua yrityksen arkeen täytyy sen taipua käyttäjiensä IT-taitoihin, ei toisin päin. Totta kai uusi järjestelmä vaatii alussa hieman opettelemista, siltä ei voi kokonaan välttyä, mutta kriittistä onkin se, miten nopeasti järjestelmä on sisäistettävissä ja tunteeko henkilöstö sen omakseen. Henkilöstön on helpompi sisäistää järjestelmä mitä aiemmin heidät otetaan mukaan järjestelmän käyttöönottoon. Toki välillisesti tämä saattaa lisätä kysymystulvaa, mutta se lisää myös pitkällä aikavälillä järjestelmän käyttöastetta. Mikään muu ei ole niin harmillista, kuin vähälle käytölle jäävä sähköinen järjestelmä johon on satsattu paljon. Mitä sitoutuneempi johto ja henkilöstö on järjestelmään, sitä suurempi sen käyttöaste tulee olemaan.

Seuraava järjestelmän valintaa helpottava tekijä on järjestelmän käyttöönotolle suunniteltu aikataulu. Onko toiveena, että järjestelmä olisi mahdollisimman nopeasti otettavissa käyttöön vai riittääkö mahdollisesti pidempikin aikataulu? Järjestelmää hankittaessa kannattaakin tiedustella  järjestelmätoimittajalta sisältääkö järjestelmän käyttöönotto paljon yrityskohtaista koodaustyötä vai onko niin sanottu peruspaketti helposti implementoitavissa yritykseen. Toinen tärkeä kysymys on järjestelmän toimitusaika, ja millä tavoin järjestelmä toimitetaan asiakkaalle. Järjestelmätoimittajan kannalta järjestelmän toimitus voi olla nopea jos saat linkin ja käyttäjätunnukset järjestelmään sähköpostitse. Tämä ei kuitenkaan välttämättä ole paras vaihtoehto silloin, jos toivot henkilökohtaisempaa palvelua käyttöönoton ensimetreillä.

Viimeinen vinkkini järjestelmän valinnassa liittyy järjestelmän tukeen liittyviin asioihin. Kannattaa selvittää missä järjestelmätuki sijaitsee (kotimaisuus), miten se palvelee (sähköposti, puhelin, chat vai kaikki näistä) ja varmistaa mikäli järjestelmän tiedot tallennetaan pilvipalvelimeen, että palvelun tuottaja on kotimainen tässäkin osassa järjestelmää. Kotimaisuus ei sinällään ole synonyymi hyvälle laadulle tai palvelun turvallisuudelle, mutta se taatusti helpottaa asioiden selvittämistä jos ongelmia ilmenee.

Alla vielä listattuna seikat, jotka helpottavat järjestelmän valintaa ja käyttöönottoa:

  • Mieti mihin tarvitset järjestelmää, mitä sen pitää tehdä?
  • Mitä se saa maksaa?
  • Onko sinulla muita järjestelmiä, tarvitaanko rajapintoja tai voidaanko korvata vanha?
  • Mikä on oma ja henkilöstösi IT-osaamisen taso?
  • Mikä on aikataulusi järjestelmän käyttöönotolle?
  • Miten järjestelmä on hinnoiteltu? Selvitä myös mahdolliset lisäkulut ja palvelut
  • Missä järjestelmätuki sijaitsee ja miten se palvelee?
  • Tuotetaanko palvelu kokonaisuudessaan kotimaassa?

Vaikka tämä kirjoitus sisälsikin paljon kohtia, jotka on syytä selvittää ennen järjestelmän valintaa uskoisin, että kaiken tämän selvityksen jälkeen sinulla on käytössäsi järjestelmä joka palvelee parhaiten juuri sinun yritystäsi.