Avainsana: Toimintajärjestelmä

Miksi suhtaudumme negatiivisesti arviointeihin ja tarkastuksiin?

julkaissut Heidi I, kategoriassa Laatu, Omavalvonta, Yleinen

auditointia

Usein ulkoisen auditoinnin tai tarkastuksen ollessa ovella yrityksissä alkaa käymään kova kuhina. Paikkoja siivotaan, pölyt puhalletaan mappikansioista pois, dokumentteja päivitetään kiireellä ja henkilöstöä koulutetaan sen suhteen mitä saa ja mitä ei saa sanoa. Tarkastus herättää monenlaisia tunteita pelkoa, ahdistusta, jännitystä, suuttumusta ja lopulta helpotusta. Tarkastuksen jälkeen voidaan jälleen rentoutua, ja jatkaa normaalia arkea mikäli suurempia poikkeamia ei löytynyt. Mikäli poikkeamia löytyi etsitään niille usein ensimmäisenä syyllinen, ennen kuin pohditaan tarkemmin mitä organisatorisia vaikuttimia poikkeaman taustalta löytyy.

Edelliset väittämät ovat hieman kärjistettyjä, mutta eivät kuitenkaan kovin kaukana todellisuudesta. Olen itse ollut todistamassa kaikkia kuvattuja toimintoja, joko tarkastukseen valmistautuvan yrityksen työntekijänä tai ulkoisena auditoijana. Tässä blogikirjoituksessa ajattelin kertoa omaa näkemystäni auditoijan perspektiivistä niistä tyypillisimmistä toimintamalleista, joita yrityksissä esiintyy ennen auditointia, auditoinntin aikana ja auditoinnin jälkeen. Ja toisaalta haluan antaa vinkkejä siihen millä tavoin näistä mahdollisesti negaativista tuntemuksista voisi päästä eroon.

auditointi-tilanne

Miksi tarkastukset ja auditoinnit tuntuvat niin hankalilta? Ensimmäisenä nostaisin esiin asenteen. Arviointi, nimensä mukaisesti, saattaa herättää henkilökohtaisia tuntemuksia. ”Minun työtäni tullaan arvioimaan, minua arvioidaan.” Tosiasiallisesti arvioinnin suorittaja katsoo jokaista yksilöllekkin esitettyä kysymystä koko yrityksen näkökulmasta. Mitä vastaus kertoo yrityksestä ja sen tavasta toimia. Yrityksen kannalta tarkoituksena ei ole löytää virheitä vaan tehdä huomioita toiminnasta suhteessa arvioinnin tai tarkastuksen viitekehykseen. Toki tarkastuksessa esiin tulevat huomiot ovat tärkeitä myös yrityksen kehittymisen kannalta. Jos niin sanottuja poikkeamia löytyykin, on tarkastajankin vastuulla tarvittaessa ohjata yritystä, jotta se kykenee poikkeaman hoitamaan ajoissa ja asianmukaisesti kuntoon. Auditoija ei ole konsultoija, todetaan usein, mutta mielestäni ei ole oikein jättää yritystä yksin auditointi poikkeamien kanssa. Vinkkejä siihen miten poikkeama suljetaan saa ja pitää kysyä. Uskon, että jokainen auditoija tai tarkastaja toivoo auditoitavan yritysen läpäisevän tarkastuksen ilman suuria poikkeamia. Mikäli tästä poikkeavia tuntemuksia tulee tarkastuksen aikana, nämä kannattaa ottaa puheeksi joko tarkastajan tai hänen esimiehensä kanssa.

Kuormitamme itseämme ja yritystämme suotta juuri ennen tarkastuksia ja auditointeja. Ensimmäinen kuormittava tekijä on tarkastukseen sisältyvän dokumentaation päivitys hetki ennen tarkastusta. Huomattavasti helpompaa olisi jos dokumentaation säännöllinen päivittäminen on ajastettu tasaisin väliajoin pitkin toimintavuotta / toimintavuosia. Tämä on tarkastajallekin positiivinen signaali, kun hän huomaa, että dokumentit todella elävät, niistä löytyy henkilöstön lukukuittaukset sekä todisteet versioinneista ja päivitykistä. Mitään korulauseita ja proosaa ei dokumentteihin kannata kirjata, vaan kuvata toimintaa yksinkertaisesti sellaisena kuin se on.

Toinen mitä  hetkeä ennen tarkastusta saatetaan päivittää ovat yrityksen toimintaprosessit. Jokin toiminto on saattanut muuttaa jo hyvän aikaa sitten muotoaan tai sen rinnalle on tullut uusia prosesseja, mutta näitä ei ole päivitetty tai kuvattu. Tämä on huono signaali siitä syystä, että perimmäisenä ajatuksena laadunhallinnassa on se, että mikäli toiminta ja prosessit muuttuvat tulee nämä kouluttaa ja tiedottaa ensitilassa henkilöstölle. Jos siis prosessikuvaukset kuvaavat vanhaa tapaa toimia tai ne on päivitetty hetkeä ennen auditointia herää auditoijalla välitön mielikuva siitä, että henkilöstö ei ole ollut tästä ajoissa tietoinen, vaikkei asia välttämättä olekaan näin. Ongelma on se, että käytännössä tätäkään asiaa ei pystytä todentamaan muuten kuin kirjallisin koulutuskertomuksin, tuorein (mutta ei liian tuorein) prosessikuvauksin ja henkilöstön jäsenten kuittauksin.

Kolmas viime hetken päivitys saattaa koskea aikaisempia poikkeamia ja niiden sulkemista hetki ennen tarkastusta. Jälleen tämä ei ole kovin hyvä signaali tarkastajan tai auditoijan näkökulmasta. Tarkastajalla herää kysymys siitä, onko tarkastettava toiminta-alue kovin hyvin hallinnassa ylipäätään mikäli siihen liittyvät poikkeamat korjataan mahdollisesti vuosien kuluttua tarkastuksesta. Auditoija puolestaa pohtii samaa esimerkiksi laatunäkökulmasta, jos auditointi liittyy laatuun. Mikä on laadunhallinnan kokonaisvaltainen tilanne, mikäli poikkeamien sulkeminen katsotaan tarpeelliseksi vasta hetkeä ennen auditointia? Tällainen toiminta on reaktiivista ja lyhytnäköistä kun tavoitteena on saavuttaa yritykseen proaktiivinen ja kauaskantoinen toimintakulttuuri.

Auditoinnin ja tarkastuksen aikana saattaa tapahtua erinäisten ei päivänvaloa kestävien asioiden piilottelua. Totta on, että mitä tarkastaja tai auditoija ei näe sitä hän ei voi arvioida, mutta toisaalta jos hän ei saa kysymästään asiasta varmuutta ei sitä voi myöskään arvioida hyvässä tai pahassa. Tässä kohtaa arvoon nousevatkin yrityksen sisäiset auditoinnit, joiden aikana nämä mahdolliset piilottelua vaativat asiat tulevat ajoissa esille ja niihin voidaan puuttua ajoissa. Vaikka hetkellisesti saattaisikin tuntua siltä, että onneksi saimme tämän asian pidettyä salassa auditoijalta ei se välttämättä ole kovin kestävää ajattelua noin yleisesti yrityksen kannalta. Tällöin pitäisi pysähtyä ja kysyä, miksi on tarpeen pitää asioita salassa ja piilossa? Pitäisikö toimintaa muuttaa siten, että mitään salailua ei tarvita vaan toimintamme on tarkistettavissa milloin tahansa ilman ennakkovaroitusta?

Asioiden kaunistelua tapahtuu myös usein, kun huomataan että auditoija on saamassa selville mahdollista puutetta yrityksen toiminnasta suhteessa auditoitavaan viitekehykseen. Pieni valkoinen valhe ei ole hyvä juttu auditoinneissa ja tarkastuksissa, ”valheella on lyhyet jäljet” pitää hyvin paikkansa myös tässäkin kohtaa. Ehkä tämä tarkastaja ei huomaa sitä, mutta seuraava voi jo huomata ja mikä pahinta teidän asiakkaanne, työntekijänne tai muut sidosryhmänne voivat huomata asian paljon ennen mitään tarkastuksia. Jos jotakin asiaa pitää kaunistella tai suorastaan valehdella siitä, on hyvä pohtia mikä on oma motiivi tällaisen toiminnan taustalla. Olisiko kuitenkin parempi tunnustaa asioiden todellinen laita, ottaa vastaan mahdollinen poikkeama, saada ohjeita poikkeaman korjaamiseen ja kehittää toimintaa, jotta se jatkossa vastaa sille asetettuja vaatimuksia. Jos lähdemme kaunistelun tielle huijaamme lopulta vain itseämme, kuvittelemme asioiden olevan hyvin vaikka puutteita tosiasiallisesti olisikin. Ennemmin tai myöhemmin nämä puutteet tulevat esille.

Resurssien mitoitus tarkastus hetkeen sopivaksi on myös mielenkiintoinen ilmiö. Auditoijana olen huomannut yrityksissä valtavaa kuhinaa auditointi hetkillä. Valitettavasti tämä vain on toisinaan saattanut osoittautua teatteriksi. Henkilöstön lokitietoja seuratessa on löytynyt viitteitä siitä, että normaalisti arki pyörii alimitoituksella mikä on ongelmallista etenkin sosiaali- ja terveysalalla. Oikealla ja riittävällä resurssoinnilla taataan ensisijaisesti asiakasturvallisuus ja toiminnan laadukkuus. Herää kysymys tälläkö katetaan kilpailuksien voittamiseen johtaneet alhaiset hinnat? Eräänlaista valehtelua ja viranomaisen harhauttamista siis tämäkin, laatuperspektiivin ja turvallisuuden unohtamisesta puhumattakaan.

Auditoinnin ja tarkastuksen jälkeen ensisijainen huomio keskittyy usein poikkeamiin ja niiden sulkemiseen. Nämä toki ovatkin tärkeitä ovathan ne asioita joiden on oltava kunnossa, jotta yritys täyttää toiminnalle asetetut vaatimukset tai esimerkiksi standardin tuomat vaatimukset. Silti poikkeamien lisäksi olisi hyvä miettiä jatkotoimenpiteet tarkastuksen tai auditoinnin aikana tulleille huomioille. Valitettavan usein huomiot unohtuvat kehityskohteista ja jo seuraavalla tarkastuskerralla nämä ovat voineet kehittyä poikkeamiksi. Vaikkei näistä voisikaan tulla poikkeamia tulevaisuudessakaan ovat huomiot kuitenkin asioita joilla yritys voi viedä toimintansa laatua taas uudelle tasolle. Huomiot voivat olla myös käytännöllisiä vinkkejä, jotka helpottavat tai nopeuttavat tietyn toiminnon suorittamista mikä taas tuo selkeää parannusta yrityksen arkeen.

Toimialasta riippumatta on selvää, että jokaisen yrityksen olisi hyvä muodossa tai toisessa harjoittaa oman toiminnan itsearviointia. Se on yksinkertaisin ja halvin tapa tehostaa prosesseja, havaita ajoissa virheitä prosesseissa, pitää huolta maineesta, päästä kiinni kehitystoimia vaativiin kohteisiin, edistää laatua ja mikä parasta valmistautua ulkoisiin auditointeihin ja tarkastuksiin. Arviointia voi harjoittaa itsenäisesti, vertaisarviointeina, sisäisen arviointi ryhmän avulla tai ulkopuolisen arvioijan toimesta. Ulkopuolisen tekemät tarkastukset ja auditoinnit ovat aina oivia tilaisuuksia saada kehitysehdotuksia tarkastuksen kohteesta ilman stressiä ”virallisista” poikkeamista. Näin maailman muuttuessa onkin hyvä miettiä, mitkä ovat ne omat keinot jolla toimintaa voidaan kehittää yhä läpinäkyvämpään suuntaan. Ruotsissa esimerkiksi ulkoiset tarkastukset terveyspuolella voivat tapahtua täysin yllättäen ja ilmoittamatta, jolloin ainoa tapa toimia on läpinäkyvä ja määrätietoinen asioiden hoitaminen oikea-aikaisesti. Olisitteko te valmiita tähän, jos tarkastaja saapuisi tänään yrityksenne pihaan ilmoittamatta?

 

Advertisement

Ketä kiinnostaa hyvä laatu?

julkaissut Heidi I, kategoriassa Laatu

deming

Saatan vaikuttaa kirjoituksessani hieman synkältä, mutta vaikka asian suhteen tarvitaan ennen kaikkea nostatusta ja iloista mieltä on mielestäni syytä puhua myös siitä mitä Suomalainen laatu on juuri nyt.

Olen tehnyt käytännössä koko aktiivisen työurani työtehtäviä laadun parissa mukaan lukien ympäristö -ja turvallisuusjohtamiseen liittyvät työtehtävät sekä ulkoisen auditoijan työtehtävät. Minulla on ollut suuri onni sen suhteen, että olen päässyt tutustumaan useisiin eri toimialoihin ja yrityksiin, puhumattakaan siitä miten moniin eri yrityksiin olen saanut tutustua oman yritykseni kautta. Tämä on luonut suhteellisen vankan käsityksen siitä millaisissa eri muodoissa laatutyötä yrityksissä tehdään, mikä toimii ja mikä ei toimi ollenkaan. Valitettava tosiasia on se, että ne yritykset, jotka ovat omaksuneet monikansallisina yrityksinä emoyhtiön laatukulttuurin ovat huomattavasti edellä  puhtaasti kotimaisia yrityksiä.

Missä on siis menty metsään laadun osalta? Syitä on varmasti monia, mutta kirjoituksen alussa oleva lainaus herra Demingiltä kuvastaa mielestäni hyvin erästä perustavanlaatuista ongelmaa. Hyvin monet yritykset luottavat yksistään omaan ammattitaitoon ja siihen, että asiat tehdään varmasti aina parhaalla mahdollisella tavalla. Oikeasti? Tehdäänkö varmasti? Ja mistä tiedät, että näin on? Jos yrityksellä ei ole olemassa mitään mittareita ja selkeitä prosesseja joiden avulla näitä asioita selvitetään aktiivisesti, väite hyvästä laadusta on perusteeton. Se, että kukaan ei ole valittanut tuotteesta tai palvelusta ei kerro välttämättä koko totuutta. Yrityksen pitää tietää jo siinä vaiheessa kun tuotetta valmistetaan tai palvelua annetaan millaista sen pitää olla kun se täyttää yrityksen laatukriteerit ja millainen taas ei täytä niitä alkuunkaan. Näin siis  mikäli joitakin kriteereitä on olemassa, on nimittäin paljon yrityksiä, jotka eivät ole määritelleet sitä mitkä heidän laatukriteerinsä ovat ja minkä laadun takana he seisovat.

Monien yrityksien arvoissa vilahtaa asiakaskeskeisyys. Asiakas onkin yksi oikeista vastauksista kirjoitukseni otsikossa olevaan kysymykseen. Asiakasta nimittäin kiinnostaa kovasti se millaista yrityksen laatu on. Siksi onkin perin kummallista, että monissa yrityksissä asiakkaita ei ole osallistettu yrityksen laaduntuottamiseen. Miksi yritykset eivät hyödynnä parasta tietolähdettään oman laadun parantamisen osalta? Ne yritykset, jotka aktiivisesti hyödyntävät kehitystoiminnassaan asiakastietoa ovat loppupeleissä niitä, jotka menestyvät kilpailijoita paremmin. Pelkkä kuunteleminen ja palautteen kerääminen ei siis riitä, näiden täytyy jalkautua myös käytännön toimiksi, jotka viestitään asiakkaille.

Kolmas ongelma laadun suhteen on asenne, jonka mukaan laatu ei saa maksaa tai aiheuttaa vaivaa. Voin kertoa rehellisesti, että ne eurot ja aika jotka laitettaisiin laadunvarmistamiseen ovat paljon vähäisempiä kuin eurot, joita yritys tulee maksamaan huonosta laadusta. Mikään ei tule yritykselle kalliimmaksi kuin huonosti hoidettu asiakassuhde tai työ johon sisältyy paljon hukkaa ja piilokuluja. Esimerkiksi palveluiden osalta on hyvä muistaa, että asiakkaiden verkostot ulottuvat sosiaalisen median ansiosta erittäin laajalle, tieto huonosta palvelusta leviää pahimmillaan tuhansien ihmisten tietoisuuteen. Sosiaalipalveluissa huonosti hoidettu asiakassuhde voi jopa katkaista yhteistyön maksaja asiakkaan eli kuntayhtymän kanssa, mikä tarkoittaa pahimmillaan sitä että uusia asiakkaita ei tarvitse enää odottaa sieltä suunnalta. Tässä kohtaa on myös hyvä muistaa, että myös kuntayhtymissä työskentelevillä on omat verkostonsa ja he varmasti tekevät yhteistyötä muiden alalla toimivien kanssa. Vaikka tehokkuus sanana saattaakin aiheuttaa kylmiä väreitä, on se kuitenkin laadun kannalta äärimmäisen tärkeä sana. Tehottomuutta on monenlaista ja tärkeintä tämän osalta onkin ymmärtää mistä eri syistä tehottomuutta aiheutuu. Harvemmin tähän nimittäin liittyy pelkästään yksittäisiä asioita. Siihen voi liittyä huonoa viestintää, päällekkäisiä työtehtäviä, työtehtävien puutteellista ohjeistamista tai haasteita työssä käytettävien laitteiden, materiaalien tai ohjelmistojen kanssa. Tuotteiden osalta huonon laadun kustannukset ovat vielä suurempia. Sen lisäksi, että tieto huono laatuisesta tuotteesta voi levitä laajalle medioiden välityksellä, reklamaatio prosessi vie aikaa, mahdolliset tuote-erän takaisinkutsut vievät aikaa, ongelman selvittäminen vie aikaa , korjaukset vievät aikaa ja mahdolliset tuotantoprosessien muutokset vievät aikaa ja loppu peleissä luonnollisesti myös paljon rahaa. Laadun taloudelliset vaikutukset voivat siis olla huomattavasti laajempia kuin arvaatkaan. Laatu ei ole ylimääräinen kuluerä tai erillinen toiminto, se on osa yritystä. Laatu voi tuoda tullessaan positiivista liikevaihdon kehittymistä, vähentyneitä kustannuksia ja aikaa keskittyä ydinprosessien suorittamiseen laadukkaasti.

Trendejä tulee ja menee, mutta laatu ja sen merkitys on ja pysyy. Kuluneina vuosina olen aistinut, että laadun suhteen on ehkä eletty ”last season” ajatuksella, vaikka käytännössä näin ei voi koskaan olla. Mielestäni se on ”last season” miten laatua on totuttu tekemään. Laadusta pitää poistaa turhat insinöörimäiset piirteet niiden osalta joiden toimintaan ne eivät sovellu. Tällaisille yritykselle täytyy osoittaa muunlaisia vaihtoehtoja miten laatu voidaan varmistaa juuri heidän yrityksessään. Tapoja on monia ja innovaatiolla on varmasti sijaa tässäkin. Laatua ei saa nähdä pelkkänä kirjaamisena ja dokumentointina. Tämä me osataan Suomessa oikein loistavasti. Ehkä osasyynä tähän kirjaamiskulttuuriin on se, että laatua on tottuttu tekemään viranomaislähtöisenä vaatimuksena tai pakollisena tehtävänä, jotta saadaan sertifikaatti mikä oikeuttaa pääsyn kilpailutuksiin.

Ketä siis kiinnostaa hyvä laatu? Vastaus tähän on ensisijaisesti yritys itse ja toissijaisesti heidän asiakkaansa. Yrityksien täytyy alkaa kiinnostumaan siitä, mitä on pinnan alla ja kuinka suuri osa laadunvarmistamisesta jää sen varjoon, että keskitytään pelkästään kirjaamiseen ja dokumentointiin, eikä siihen mitä yrityksessä tapahtuu laadun suhteen juuri nyt. Laatu tuo yrityksille kilpailukykyä ja tämän ovat jo kansainväliset yritykset huomanneet. Kannustankin yrityksiä koko sydämestäni aloittamaan laatu talkoot. Tälläkin hetkellä on käynnissä ja käynnistymässä useita laatua tukevia hankkeita ympäri Suomen, yrityspalvelukeskuksista saattaa löytyä täysin ilmaista laatuneuvontaa ja sitten tietenkin on meitä konsultteja, jotka teemme tätä intohimosta ja täydestä sydämestä ammattitaidolla.

 

 

Sähköinen järjestelmä, yrityksen renki vai isäntä?

julkaissut Heidi I, kategoriassa Yleinen

Nyt kun yrityksemme oma SQM-TOIMI järjestelmä on myyntikuntoinen ja lanseerattu markkinoille olemme vastanneet usein kysymykseen, mikä on järjestelmän tuoma hyöty asiakkaalle ja mitä se vaatii asiakkaalta? Kysymys on aiheellinen onhan uuden sähköisen järjestelmän käyttöönotto yritykselle sekä aikaa, että taloudellisia resursseja vievä prosessi. Puhumattakaan siitä mitä kaikkea muuta järjestelmän käyttöönottoon sisältyy. Lähtökohtaisesti sähköisen järjestelmän ei tule vaatia asiakkaalta mitään, vaan tuoda helpotusta ja parhaassa tapauksessa myös säästöjä kun järjestelmän käyttäjällä jää enemmän aikaa esimerkiksi asiakastyölle. Ajattelinkin tässä blogikirjoituksessa tuoda esille omia näkökulmia siitä mitä järjestelmän käyttöönotto merkitsee käytännössä, mitä seikkoja kannattaa ottaa selville järjestelmää valittaessa ja mikä takaa onnistuneen käyttöönoton.

Olen saanut olla mukana neljän erilaisen järjestelmän käyttöönotossa ennen oman yrityksen perustamista. Jokainen näistä käyttöönotto projekteista on opettanut valtavasti ja ainakin teoreettisella tasolla antanut ymmärrystä karikoista, joita kannattaa välttää ja joihin on syytä varautua jo ennakolta. Luonnollisesti perusteellinen varautuminenkaan ei aina riitä, vaan yllätyksiä tulee, mutta ehkä hyvällä varautumisella vältytään kuitenkin pahimmilta erehdyksiltä.

Ensimmäiseksi suosittelen miettimään mikä on sinun kipurajasi hinnan suhteen. Budjetti auttaa haarukoimaan hieman myös sitä, mikä on mahdollista ja mikä taas ei. Tällä tavoin pystyt karsimaan joukosta pois sellaiset järjestelmät, jotka eivät hintansa puolesta sovellu sinulle. Asiaa vaikeuttaa hieman se, että jokaisella järjestelmätoimittajalla on omanlaisensa tapa ja tyyli hinnoitella tuotteensa. Usein hinta sisältää kiinteän, kerran veloitettavan käyttöönottokulun lisäksi kuukausittain tai vuosittain tapahtuvan veloituksen. Veloituksen suuruuteen taasen saattaa vaikuttaa järjestelmään tallennettava tiedon määrä, käyttäjämäärä tai molemmat. Joillakin järjestelmätoimittajilla hintaan saattaa sisältyä esimerkiksi 20 käyttäjää ja näiden ylittyessä yritys nousee korkeampaan hintaportaaseen. Sama pätee myös järjestelmään tallennettavan tiedon määrään, jolloin tietyn gigamäärän ylittyessä hintaluokka muuttuu. Jotta asiat eivät olisi liian yksinkertaisia, muitakin tyylejä hinnoitteluun löytyy. On järjestelmiä joissa käyttöönottokustannukset ovat maltilliset, mutta järjestelmään liittyvät koulutukset maksavat kohtuullisen paljon. Osa järjestelmistä on sellaisia, että riittävillä IT-taidoilla niiden käyttäminen onnistuu ilman suurempia koulutuksia, mutta sitten on myös niitä järjestelmiä, jotka käytännössä vaativat useiden päivien koulutuksia käyttäjätasosta riippuen. Siksi onkin tärkeää pyytää järjestelmätoimittajalta tarkka kuvaus siitä mitä hinta pitää sisällään ja mitä mahdollisia muita kuluja järjestelmän käyttöön saattaa sisältyä. Jos jo tässä vaiheessa huomaat ongelmia tai et saa vastauksia kysymyksiisi, kannattaa miettiä miten hyvin yhteistyö lähtee etenemään tällaisista lähtökohdista. Suosittelen satsaamaan sellaiseen järjestelmään, jonka perusversio sisältää yrityksesi kannalta riittävät ominaisuudet. Toisinaan voi nimittäin käydä niin, että hienolta vaikuttavat toiminnot ovatkin lisäpalveluita, joista veloitetaan erikseen.

Hinnan jälkeen on hyvä määritellä omat tarpeet ja toiveet järjestelmälle. Mitä sen tulee tehdä ja millaisia ominaisuuksia siinä olisi hyvä olla? Samalla hetkellä on myös hyvä tarkastella mahdollisia muita yrityksen käytössä olevia järjestelmiä. Voisiko uusi järjestelmä korvata vanhoja järjestelmiä niin, että et välttämättä tarvitse jatkossa kuin yhden järjestelmän. Tai onko uuteen järjestelmään mahdollista tehdä rajapintoja muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Tässäkin tapauksessa on hyvä laskea mitkä ovat mahdollisten käytössä olevien järjestelmien vuotuiset kulut, toimivatko järjestelmät hyvin ja voisiko uusi korvaava järjestelmä tuoda säästöjä. Samoin on hyvä miettiä tuleeko järjestelmä koko henkilöstön käyttöön, onko se vain jonkin ammattiryhmän käytössä vai onko järjestelmä yksistään johdon työkalu?

Mikäli järjestelmästä halutaan koko henkilöstön työkalu, tulee sen täyttää muutamia vaatimuksia. Ensimmäinen vaatimus on helppokäyttöisyys. Henkilöstön joukossa on varmasti IT-taidoiltaan eri tasoisia henkilöitä ja tästä syystä järjestelmän selkeys ja käyttäjäystävällisyys nousevat tärkeiksi seikoiksi. Toinen selvitystä vaativa asia on se, voiko järjestelmään luoda eri käyttäjätasoja. Eri käyttäjätasot lisäävät järjestelmän mukautumista koko yrityksen järjestelmäksi. Sitä kannattavampi investointi on, mitä laajemmin järjestelmää voidaan hyödyntää läpi organisaation.

On myös hyvä muistaa, että monissa järjestelmissä räätälöitävyys ei välttämättä ole mikään itsestäänselvyys. Se saattaa vaatia erillistä aikataulutettua järjestelmä projektia, mikä väistämättä tarkoittaa kohtuullisen korkeita konsultointi kuluja ja yrityksen sisäisiä kuluja. Projektille täytyy perustaa oma projektiryhmä ja valita joko yksi tai useampi henkilö yrityksen sisältä järjestelmän pääkäyttäjiksi. Pääkäyttäjät tarvitsevat pidemmät koulutukset, jotka varsinkin Pohjoisemmasta Suomesta katsottuna saattavat usein sijoittua varsin kauas, jolloin matkakulut saattavat viedä oman osansa projektille laaditusta budjetista. Pidempi järjestelmäprojekti vaatii myös ohjausryhmää, joka viime kädessä valvoo projektin toteutumista. Sanomattakin on selvää, että kaikki nämä lisäävät omalta osaltaan järjestelmän käyttöönottokuluja. Onkin hyvä tutustua järjestelmään mahdollisimman hyvin ennakolta, ja pyytää järjestelmätoimittajaa esittelemään järjestelmää käytännössä. Tähän tilaisuuteen kannattaa ottaa mukaan mahdollisuuksien mukaan tulevia käyttäjiä eri henkilöstöryhmistä.  Samoin konsultoinnin hinnoitteluperuste on hyvä selvittää ennen uuden järjestelmän valintaa. Etenkin on hyvä selvittää se, sisältyykö käyttöönottoon konsultointitunteja vai ovatko nämä alusta lähtien erikseen laskutettavia.

Henkilöstön IT-osaamista sivuttiin hieman jo edellisessä kappaleessa, mutta olen kokemukseni perusteella huomannut sen nousevan yhdeksi tärkeimmistä tekijöistä järjestelmän käyttöönotossa. Omasta mielestäni hyvä järjestelmä mitataan viimekädessä sen mukaan miten käyttäjäystävällinen se on. Siksi kannattaakin realistisesti miettiä, mikä on henkilöstön IT-osaamisen taso ja miten tämä taso puolestaan istuu uuteen järjestelmään. Tämä on yrityksen ”make it or break it” hetki. Jotta järjestelmä saadaan todella jalkautettua yrityksen arkeen täytyy sen taipua käyttäjiensä IT-taitoihin, ei toisin päin. Totta kai uusi järjestelmä vaatii alussa hieman opettelemista, siltä ei voi kokonaan välttyä, mutta kriittistä onkin se, miten nopeasti järjestelmä on sisäistettävissä ja tunteeko henkilöstö sen omakseen. Henkilöstön on helpompi sisäistää järjestelmä mitä aiemmin heidät otetaan mukaan järjestelmän käyttöönottoon. Toki välillisesti tämä saattaa lisätä kysymystulvaa, mutta se lisää myös pitkällä aikavälillä järjestelmän käyttöastetta. Mikään muu ei ole niin harmillista, kuin vähälle käytölle jäävä sähköinen järjestelmä johon on satsattu paljon. Mitä sitoutuneempi johto ja henkilöstö on järjestelmään, sitä suurempi sen käyttöaste tulee olemaan.

Seuraava järjestelmän valintaa helpottava tekijä on järjestelmän käyttöönotolle suunniteltu aikataulu. Onko toiveena, että järjestelmä olisi mahdollisimman nopeasti otettavissa käyttöön vai riittääkö mahdollisesti pidempikin aikataulu? Järjestelmää hankittaessa kannattaakin tiedustella  järjestelmätoimittajalta sisältääkö järjestelmän käyttöönotto paljon yrityskohtaista koodaustyötä vai onko niin sanottu peruspaketti helposti implementoitavissa yritykseen. Toinen tärkeä kysymys on järjestelmän toimitusaika, ja millä tavoin järjestelmä toimitetaan asiakkaalle. Järjestelmätoimittajan kannalta järjestelmän toimitus voi olla nopea jos saat linkin ja käyttäjätunnukset järjestelmään sähköpostitse. Tämä ei kuitenkaan välttämättä ole paras vaihtoehto silloin, jos toivot henkilökohtaisempaa palvelua käyttöönoton ensimetreillä.

Viimeinen vinkkini järjestelmän valinnassa liittyy järjestelmän tukeen liittyviin asioihin. Kannattaa selvittää missä järjestelmätuki sijaitsee (kotimaisuus), miten se palvelee (sähköposti, puhelin, chat vai kaikki näistä) ja varmistaa mikäli järjestelmän tiedot tallennetaan pilvipalvelimeen, että palvelun tuottaja on kotimainen tässäkin osassa järjestelmää. Kotimaisuus ei sinällään ole synonyymi hyvälle laadulle tai palvelun turvallisuudelle, mutta se taatusti helpottaa asioiden selvittämistä jos ongelmia ilmenee.

Alla vielä listattuna seikat, jotka helpottavat järjestelmän valintaa ja käyttöönottoa:

  • Mieti mihin tarvitset järjestelmää, mitä sen pitää tehdä?
  • Mitä se saa maksaa?
  • Onko sinulla muita järjestelmiä, tarvitaanko rajapintoja tai voidaanko korvata vanha?
  • Mikä on oma ja henkilöstösi IT-osaamisen taso?
  • Mikä on aikataulusi järjestelmän käyttöönotolle?
  • Miten järjestelmä on hinnoiteltu? Selvitä myös mahdolliset lisäkulut ja palvelut
  • Missä järjestelmätuki sijaitsee ja miten se palvelee?
  • Tuotetaanko palvelu kokonaisuudessaan kotimaassa?

Vaikka tämä kirjoitus sisälsikin paljon kohtia, jotka on syytä selvittää ennen järjestelmän valintaa uskoisin, että kaiken tämän selvityksen jälkeen sinulla on käytössäsi järjestelmä joka palvelee parhaiten juuri sinun yritystäsi.